Commis à la paie/ eau et égoûts

Relevant de la trésorière et travaillant en étroite collaboration avec la trésoière-adjointe, le titulaire est responsable de l’administration de la facturation et de la perception des comptes d’eau et égout conformément aux règlements et aux politiques de la municipalité. Responsable du traitement de la paie et de toutes les remises et rapports s’y rattachant.

Service de la paie :

1. Responsable de la réception, de la vérification et de la saisie des feuilles de temps de tout le personnel municipal dans le logiciel comptable. Calculer toutes les déductions nécessaires et émettre les talons de paie à tous les employés;
2. Créer le profil des nouveaux employés et s’assurer de leur mise à jour;
3. Traiter l’information relative aux paiements de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB);
4. Préparer les versements mensuels à WSIB, au Régime de retraite des employés municipaux de l’Ontario (OMERS) et à la taxe de santé de l’employeur (ISE) ainsi que les versements des déductions fédérales;
5. Réconcilier les heures accumulées, les congés de maladie et les congés de vacances;
6. Préparer les relevés fiscaux ou formulaires des employés en fin d’année, soumettre les déclarations au gouvernement selon les délais. Préparer les relevés d’emploi au besoin;
7. Mettre à jour la base de données avec les nouveaux taux de déduction au besoin;
8. Répondre aux questions des employés concernant la paie ainsi que les questions liées au personnel telles que les congés (congé de maladie et de vacances), les avantages sociaux, le régime de retraite ou autres préoccupations;
9. Préparer divers rapports à la demande du trésorier adjoint ou du trésorier.

Facturation des services d’eau et égouts :

1. Responsable de la création et de la gestion des comptes d’eau et d’égouts, y compris, mais sans s’y limiter, le programme de facturation électronique, le changement d’adresse, le changement du compteur d’eau, les tarifs, etc.;
2. Responsable du processus de facturation trimestrielle : coordonner le processus de lecture des compteurs d’eau avec le personnel d’autres départements, mettre à jour les lectures des compteurs d’eau dans le système, préparer des estimations, calculer la facturation, vérifier la consommation d’eau, imprimer et envoyer toutes les factures d’eau et d’égouts;
3. Préparer divers rapports après la facturation;
4. Calculer, préparer et émettre divers ajustements aux comptes des usagers;
5. Identifier et suivre les lectures des compteurs qui semblent inhabituelles, prendre des dispositions avec l’entrepreneur pour réparer les compteurs défectueux et contacter les clients pour les informer des travaux de réparation à effectuer. Faire les ajustements et les modifications nécessaires au compte du client à la suite du changement de compteur;
6. Recevoir les demandes de lecture de compteur finales, créer et envoyer un bon de travail au personnel, émettre et envoyer les factures finales;
7. Gérer le programme de paiement préautorisé pour les services publics;
8. Faire le suivi des comptes en souffrance, calculer les pénalités, envoyer des rappels et suivre les protocoles de recouvrement conformément à la politique interne;
9. Réconcilier le sous-grand livre des comptes clients avec le grand-livre général tous les mois;
10. Répondre aux questions des usagers au comptoir, par téléphone ou par courrier électronique de manière rapide et professionnelle..

Autres :

1. Responsable de tous les aspects comptables du Comité conjoint de recyclage, notamment le traitement des factures et des comptes fournisseurs, l’émission des paiements, la réconciliation bancaire, les rapports statistiques et les écritures de fin d’année;
2. Réconcilier le compte bancaire général;
3. Au besoin, remplacer les autres postes du département des finances durant les pauses, les périodes de diner, les vacances, les congés de maladie, etc.;
4. En cas d’urgence, déclarée ou non, les besoins en personnel peuvent être essentiels. L’employé sera disponible pour travailler des heures irrégulières en effectuant des tâches normales ou autres, selon ce qui lui est assigné;
5. Respecter toutes les règles et procédures en matière de santé et sécurité;
6. Effectuer toute autre tâche connexe qui peut lui être confiée.

Qualifications

• Excellente compétence en communication et en relations publiques;
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement d’équipe;
• Doit être bilingue;
• Une bonne connaissance pratique des logiciels de bureau (suite Microsoft) et de comptabilité ;
• Expérience dans le domaine municipal un atout;
• Degré élevé d’intégrité dû à l’exposition à des informations confidentielles et sensibles;
• Solide connaissance de la législation, des politiques et des réglementations pertinentes;
• Compétences avancées en mathématiques;
• Doit être axé sur les détails.

• Diplôme collégiale en administration ou comptabilité ou encore une combination d’éducation et expérience pertinente ;
• Expérience de deux (2) ans ou plus dans un département de comptabilité.

• L’échelle salariale s’étend de 54 233$ à 64 562$, selon les qualifications, l’expérience, les compétences et les connaissances.
• La semaine de travail normale est établie à 37,5 heures, du lundi au vendredi. Les heures de bureau sont généralement de 8 :00 à 16 :30 du lundi au jeudi, et de 8 :00 à 14 :00 le vendredi. Toutefois, cet horaire peut être sujet à des changements.
• Outils et équipements utilisés : ordinateur personnel, certains logiciels (Word, Excel, Outlook, VADIM), téléphone et photocopieuse.
• Soulever et déplacer des objets pouvant peser jusqu’à 4,5 kg (10 lb).
• Les capacités visuelles requises pour ce poste comprennent la vision rapprochée et la capacité de fixer son attention.
• Ce travail est effectué principalement dans un bureau à l’hôtel de ville. Le niveau de bruit dans l’environnement de travail est, de façon générale, modérément calme.

Tous les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur curriculum vitae à travers le formulaire en ligne.

Date d'entrée en poste: le plus tôt possible.