Administrative Assistant

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Groupe de famille d'emploi :

Assurer une variété de services de soutien administratif généraux et de tâches générales de bureau pour soutenir un ou plusieurs groupes d’exploitation et faciliter les opérations du groupe. Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter l’atteinte des objectifs d’affaires conformément aux politiques, aux procédures et aux contrôles applicables. Diagnostiquer et résoudre les problèmes courants selon les politiques, les procédures normales, les calendriers et les échéanciers; effectuer un suivi, aux fins d’audit, ou transmettre les problèmes non courants à l’échelon supérieur.

• Compiler, copier, trier et classer les documents sur les activités de bureau et les transactions commerciales.
• Administrer un système de classement pour assurer la disponibilité des rapports d’activité, des rapports d’exploitation, des formules et de tout autre document.
• Créer, tenir à jour et entrer des renseignements dans les bases de données.
• Préparer les demandes d’approbation de financement des projets du service.
• Assurer le suivi, la vérification et le traitement du budget du service et des factures pour les dépenses en immobilisations.
• Résoudre ou transmettre à l’échelon supérieur les écarts de facturation, conformément aux politiques et aux procédures relatives aux comptes fournisseurs, et aux ententes avec les fournisseurs.
• Aider à la coordination et au traitement des ordres de travail concernant les garanties, l’entretien et la réparation du matériel (ex., consigner les demandes d’entretien, les communiquer aux secteurs compétents pour qu’ils y donnent suite et en faire le suivi).
• Gérer les stocks de fournitures de bureau; vérifier le niveau des stocks en réserve; passer les commandes de fournitures de bureau et en faciliter l’exécution; et vérifier la réception des commandes.
• Planifier les réunions et coordonner le matériel audiovisuel nécessaire, la restauration, l’aménagement des salles et les téléconférences.
• Faire les réservations de voyage et préparer les itinéraires des gestionnaires.
• Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale; répondre aux demandes de renseignements ou les transmettre à l’échelon supérieur pour qu’on y donne suite.
• Faciliter l’élaboration d’un message personnalisé; à cette fin, rédiger, réviser et distribuer le matériel de communication (ex., correspondance, ordres du jour, présentations, propositions, rapports, courriels de masse, et politiques et procédures) et acheminer les communications sortantes.
• Traiter les modifications et les mises à jour des procédures du service aux fins d’approbation par le gestionnaire, en veillant à ce que les nouveaux renseignements et les nouvelles procédures soient communiqués à l’équipe.
• Vérifier les feuilles de présence des employés, recueillir les données de présence du personnel et en faire le suivi (ex., heures supplémentaires, congés de maladie et jours de vacances) conformément aux lignes directrices applicables pour en assurer la cohérence et déterminer la disponibilité des employés.
• Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes afin de coordonner et de mettre en œuvre les changements à apporter aux locaux pour adapter le milieu de travail aux employés contractuels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent (ex., relocalisations, planification des bureaux et besoins de nouveau mobilier), en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
• Réaliser sous supervision des tâches uniformisées.
• Résoudre les problèmes en respectant les règles et les limites établies et transmettre à l’échelon supérieur au besoin.
• Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.
• Prendre des risques mesurés tout en protégeant la Banque en appliquant notre cadre de gestion des risques dans l’exécution de vos fonctions, conformément à notre culture de gestion des risques et à notre appétit pour le risque approuvé, en prenant des décisions éclairées fondées sur le risque qui s’harmonisent à la stratégie d’affaires, protègent les actifs et respectent les documents de politique applicables (cadres, politiques, normes, procédures et documents connexes), les lois et la réglementation.

  Qualifications :

• Diplôme d’études secondaires ou expérience de travail équivalente.
• Certificat en soutien administratif, souhaitable.
• Connaissance pratique des procédures générales de services administratifs.
• Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les photocopieurs et les imprimantes.
• Connaissance générale du matériel audiovisuel utilisé pour les formations et les démonstrations; capacité d’en faire l’entretien et d’intervenir pour régler les problèmes.
• Connaissances de base acquises en milieu de travail.
• Compétences en communication orale et écrite (dans un contexte commercial) - compétences de base.
• Compétences en organisation (dans un contexte commercial) - compétences de base.
• Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe (dans un contexte commercial) - compétences de base.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

À propos de nous

À BMO, nous sommes animés par une raison d’être commune : Avoir le cran de faire une différence dans la vie, comme en affaires. Cette raison d’être nous invite à entraîner des changements positifs et durables pour nos clients, nos collectivités et nos gens. En travaillant ensemble, en innovant et en repoussant les limites, nous transformons des vies et des entreprises et favorisons la croissance économique partout dans le monde.

En tant que membre de l'équipe de BMO, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

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