Fondée en 1977, Bitumar est une entreprise privée spécialisée dans la fabrication et la distribution de solutions de bitume pour les secteurs du pavage et de la toiture. Fournisseur indépendant, elle se distingue par son expertise, sa fiabilité et son engagement envers des infrastructures durables.
Sommaire de l’emploi
Le titulaire du poste est responsable de fournir un soutien administratif à l’ensemble des membres de la haute direction et de la direction. La personne travaillera également en collaboration avec la Directrice de l’approvisionnement et offrira un appui au département de l’approvisionnement et des services juridiques.
Principales responsabilités
- Gérer, préparer et planifier les diverses rencontres d’affaires de la haute direction et des actionnaires ainsi que la préparation des ordres du jour ;
- Appeler possiblement à collaborer et organiser des événements corporatifs ;
- Gérer, préparer et planifier divers congrès (Asphalt Institute ou autres) ;
- Effectuer toutes les demandes pour certains membres de la haute direction pour réservations de billets d’avion, d’hôtels, voiture, etc. ;
- Rédiger, vérifier, traduire des lettres, notes de service, présentations Powerpoint, etc. ;
- Assurer le suivi et mettre à jour les calendriers et agendas de certains membres de la haute direction ;
- Répondre et filtrer les appels de la haute direction ;
- Chapeauter le comité de francisation et organiser les rencontres biannuelles ;
- Trier l’ouverture et la distribution du courrier de la haute direction ;
- Mettre à jour périodiquement les diverses ententes et contrats de Bitumar ainsi que faire le suivi sur les échéances à venir ;
- Diffuser, imprimer et entrer les données de différents rapports (Argus, Poten, Veolia, etc.) ;
- Répondre aux demandes des dons et commandites ;
- Procéder aux renouvellements des abonnements, associations et magazines ;
- Gérer les cartes de Noël virtuelles envoyées par certains membres de la direction aux clients et fournisseurs ;
- Assurer le suivi des dépenses avec la carte visa et relevé de dépenses ;
- Suivi des factures à payer (signatures, PO, etc.) ;
- Créer et tenir à jour une bibliothèque de contrats, en veillant à ce que tous les contrats soient dûment signés et documentés ;
- Assister le service juridique ; aider à la révision et à l'exécution des contrats ;
- Apporter son aide dans le cadre de questions juridiques confidentielles, notamment la distribution de notifications juridiques urgentes à des tiers, la révision de mémos pour vérifier leur exactitude et l'absence d'erreurs ;
- Apporter son soutien à l'équipe chargée de l'approvisionnement ; aider à la mise en œuvre du plan d'approvisionnement mensuel dans Excel, ainsi qu'au suivi des achats, des prix, etc. ;
- Analyser l'approvisionnement ; comparer les tendances des prix, les sources d'approvisionnement et la disponibilité pour différents marchés ;
- Gérer les activités marketing et les publications sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook) afin de promouvoir l’image et la visibilité de l’entreprise ;
- Organiser et soutenir la logistique des lunchs et réunions de la haute direction, incluant certains achats nécessaires pour ces rencontres.
Exigences et compétences requises
- Posséder 5-10 ans d’expérience de travail avec des membres de la haute direction ;
- Posséder 5-10 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative équivalent ;
- Maîtriser de la Suite Office ;
- Être parfaitement bilingue tant à l’écrit qu’à l’oral (français, anglais) ;
- Autonomie et discrétion ;
- Structure, organisation et sens des priorités ;
- Dynamisme et orienté vers le service à la clientèle ;
- Habiletés multitâches et capacité à travailler avec des délais serrés.
Ce que nous offrons
- Environnement de travail collaboratif et engagé ;
- Activités sociales d'entreprise ;
- Régime d'assurances collectives complet ;
- Programme d'aide aux employés et la famille (PAEF) ;
- Accès à des services de télémédecine ;
- Gym sur place ;
- Stationnement gratuit sur place ;
- Congés personnelles et vacances ;
Horaire
- Du lundi au vendredi (37,5h/sem) ;
- 8h30-17h.
Bitumar souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et encourage toutes les personnes qualifiées à postuler.
