Coordonnateur(trice) à la direction

Sommaire du poste le ou la coordonnateur (trice) assure un soutien administratif et organisationnel au président et au chef de la direction. Elle coordonne diverses activités administratives, contribue à la préparation de documents et agit comme point de liaison entre la direction, les employés, les clients et les partenaires.
Ce que vous allez faire:
• Gérer, organiser et planifier l’agenda du président et du chef de la direction en fonction des priorités;
• Coordonner les réunions et les déplacements, incluant la réservation de vols, d’hôtels et de salles de réunion;
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents : rapports clients, présentations et correspondance interne et externe;
• Rédiger les comptes rendus de réunions et les chroniques (COCOS);
• Agir comme personne-ressource entre la direction, les employés, les clients et les partenaires;
• Traiter la correspondance, les appels téléphoniques ainsi que les courriels entrants et sortants;
• Gérer le classement et l’archivage des documents et assurer la mise à jour des bases de données;
• Réviser et corriger des textes;
• Classer les documents comptables;
• Accueillir les visiteurs;
• Participer à la coordination des événements internes;
• Envoyer les invitations pour les activités et les réunions;
• Commander le matériel, les fournitures nécessaires et veiller au bon fonctionnement du bureau;
• Gérer les commandes de cartes d’affaires;
• Préparer les envois postaux.
Ce que nous recherchons:
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans un domaine connexe;
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire de soutien à la direction;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Capacité à préparer, rédiger et réviser des documents professionnels;
• Bonne gestion des agendas et organisation de réunions;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’a l’écrit;
• Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion; • Excellente gestion des priorités;
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Très bonnes habiletés de communication et de relations interpersonnelles;
• Sens de l’initiative, rigueur et professionnalisme.
Ce que nous offrons:
• Un environnement de travail dynamique et collaboratif au sein d’une équipe engagée;
• Un salaire compétitif selon l’expérience et les compétences;
• Un programme d’avantages sociaux (assurances collectives et REER);
• Un horaire stable favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.