Description
Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.
Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et points de service dans les arrondissements Plateau-Mont-Royal, Ville-Marie, Sud-Ouest et Verdun, ses équipes desservent 330 000 Montréalaises et Montréalais.
Au cœur du centre-ville de Montréal, le CIUSSS du Centre-Sud se distingue par ses expertises uniques en santé urbaine et en innovation sociale. Avec ses désignations universitaires, il se positionne également comme l'un des acteurs clés en recherche sociale au Québec.
10 missions. 10 façons de grandir ensemble.
La personne titulaire du poste assiste le directeur dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s'implique dans divers dossiers d'enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s'adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d'apporter tout le soutien nécessaire. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.
Poste:- Remplacement de 6 mois à temps complet de jour
- Télétravail hybride
- 1 Rue Notre-Dame_H2Y 1B6
Fournit des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif.
Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations.
Assure le suivi du courrier qui lui est spécifiquement destiné.
Traite les communications téléphoniques qui s'adressent au directeur ou la directrice;
Reçoit les courriels et fait le tri; gère ceux qui concernent directement le directeur.
Maintient, suit et assure le classement de la correspondance du directeur.
Tient à jour l'agenda du directeur. Reçoit les demandes, les inscrit et supervise l'organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l'aspect logistique.
Assure la rédaction de certaines lettres signées par le directeur. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par le directeur.
Prépare les rencontres de différents comités : élabore l'ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique.
Révise les textes soumis pour la signature du directeur afin de s'assurer qu'ils respectent les normes graphiques et de vérifier l'exactitude de la syntaxe, de l'orthographe et de la clarté du texte.
Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par le directeur (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe.
À la demande du directeur, assure le secrétariat de comités ad hoc en préparant les ordres du jour et la documentation nécessaire, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant les suites qui en découlent.
Assiste le directeur dans les projets spéciaux.
Assure la gestion des dossiers personnels du directeur: notes de frais et autres.
Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (congés et période de vacances).
Doit détenir un diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou une attestation d'études collégiales (AEC) en bureautique.
Compter un minimum de 2 années d'expérience à titre de technicien(ne) en administration ou à titre d'adjointe à la direction au sein d'une équipe de direction, dans une organisation complexe, publique ou privée.
Démontrer des habiletés rédactionnelles supérieures et une maîtrise parfaite de la langue française, qualification en langue anglaise considérée comme un atout.
Connaître les logiciels comptables ou avoir de l'expérience en gestion budgétaire, un atout également.
Connaissance approfondie de la suite Office (Word, Excel, Power Point).
REMARQUES
Tout diplôme obtenu à l'étranger doit avoir fait l'objet d'une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. Prière d'inscrire le résultat de l'évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. (Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, pour être autorisé vous devez détenir un permis de travail valide, être immigrant reçu, résident permanent ou citoyen canadien)Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées en entrevue.
PROGRAMME D'ACCÈS À L'ÉGALITÉ
Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Nous encourageons vivement les candidatures des groupes visés : femmes, minorités visibles et ethniques, Autochtones, et personnes en situation de handicap. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon votre situation.
EN VIGUEUR DU 01 MAI AU 31 MAI 2024
