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Sommaire du poste

Environnement de travail

Description

Société Emballages Hood est un fabricant de matériaux d’emballage de qualité et est présent à travers les États-Unis, ainsi que le Canada grâce à ses 20 sites de production. Nous nous sommes agrandis par le biais de l’innovation, et d’acquisitions stratégiques. Oeuvrant initialement dans le commerce du coton, nous avons élargi nos compétences d’emballage flexible au papier, au plastique, et aux substrats tissés.

Notre division d’East Angus est spécialisée dans la fabrication de sacs de papier de grandes tailles avec des spécifications pouvant desservir l'entreprise alimentaire, minière et toutes autres industries recherchant un emballage de qualité.

Toute notre équipe travaille avec dévouement afin d'offrir un service et un produit défiant toute compétition.

Exigences

Niveau d'études

Collégial

Diplôme

DES
Terminé

Années d'expérience

6-9 années

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Compétences recherchées

*** Prendre note que ce poste est d’une durée d’un an pour un remplacement de congé de maternité ***
** La date d'entrée en poste est mi-septembre ** 

Objectif du poste :

Sous la responsabilité du directeur des ressources humaines, le titulaire de ce poste sera responsable d’effectuer des tâches administratives en lien avec la comptabilité, la réception et les ressources humaines.

Compte tenu de la clientèle alimentaire que dessert la Société Emballage Hood et du risque associé à nos activités manufacturières, le titulaire de ce poste doit s’engager à respecter l’ensemble des règles mises en place afin de contrôler l’ensemble des risques identifiés (chimiques, physiques et biologiques). De ce fait, le titulaire du poste aide à assurer que le système HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point), la salubrité alimentaire, les BPM (bonnes pratiques manufacturières), les instructions de travail et la certification SQF (Safe Quality Food) soient conformes.

Principales responsabilités :

Gestion des comptes fournisseurs :

  • Recevoir les factures, les imprimer, effectuer une analyse initiale et les jumelées, s’il y a lieu, aux bons de réception et/ou bon d’achat (P/O).
  • Codifier chaque facture d’un compte G/L en fonction de la charte de GL de l’entreprise.
  • Réceptionner les bons de commande dans le système et traiter l’intrant des factures dans QAD. (Comptes payables)
  • Effectuer le classement des factures traitées (confirmées dans QAD).
  • Effectuer les ouvertures de comptes pour les nouveaux fournisseurs et effectuer les changements de coordonnées des fournisseurs existants.
  • Maintenir à jour le fichier des achats de papier afin de calculer les rabais annuels.
  • Assurer un suivi rigoureux des factures courues en fin de mois et fournir le rapport, faire l’écriture de journal et la mise à jour dans QAD.
  • S’assurer de respecter les procédures et les échéanciers de fermeture de fins de mois.

Gestion des comptes clients :

  • Effectuer les ouvertures de comptes pour les nouveaux clients, procéder à l’enquête de crédit et effectuer les changements de coordonnées des clients existants.
  • Assurer un suivi rigoureux des comptes clients détenant des factures en retard et prendre les actions nécessaires pour assurer le paiement de celles-ci. Tenir un rapport des actions entreprises afin de communiquer adéquatement l’information au Directeur comptable.
  • Maintenir à jour la liste des mauvais payeurs.
  • S’assurer de respecter les procédures et les échéanciers de fermeture de fins de mois.

Tâches en lien avec les ressources humaines

  • Tenir à jour la liste d’ancienneté.
  • Participer aux rencontres du comité de santé-sécurité et effectuer le procès-verbal.
  • Participer aux rencontres du comité de relations de travail et effectuer le procès-verbal.
  • Assumer un rôle majeur dans l’organisation de différents évènements sociaux.
  • Effectuer le classement de dossiers.
  • Aider à toutes autres tâches cléricales.

 

Accueil et autres tâches administratives :

  • Accueillir les visiteurs, s’assurer qu’ils s’enregistrent dans le registre des visiteurs (C-TPAT) et annoncer leur présence à leur hôte.
  • Distribuer les laissez-passer, s’assurer qu’ils portent tous les équipements de sécurités s’ils doivent aller dans l’usine.
  • Maintenir le livre des sous-traitants, voir qu’ils les formulaires des B.P.M. (bonnes pratiques manufacturières) soient signés, ainsi que de maintenir à jour les dossiers d’assurances responsabilité de ceux-ci (kiosque).
  • Recevoir et diriger les appels téléphoniques.
  • Répondre aux différentes questions qui lui sont posées et donner le support nécessaire afin de bien orienter les gens qui sollicitent de l’information.
  • Commander les fournitures de bureau et documents à imprimer.
  • Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier.
  • Maintenir la petite caisse et s’assurer de son balancement.
  • Préparer les enveloppes repas.
  • S’assurer de maintenir son environnement de travail propre et sécuritaire.

Qualifications requises

Éducation :  Diplôme d’études professionnel en comptabilité / secrétariat / bureautique ou un diplôme d’études collégial relié à l’emploi (comptabilité, administration, finances).

Expériences : Un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires dans un environnement manufacturier. 

Habiletés et exigences :

  • Tact, diplomatie et rigueur.
  • Familier avec les outils informatiques.
  • Bonne connaissance de la comptabilité.
  • Anglais parlé et écrit 3/5.
  • Orienté service client.
  • Organisé afin de respecter des échéanciers.

 

Avantages

Activités sociales organisées par l'entreprise

Activités sociales organisées par l'entreprise

Café

Café

Conciliation travail et vie personnelle

Conciliation travail et vie personnelle

Programme d'aide aux employés (PAE)

Programme d'aide aux employés (PAE)

Stationnement gratuit

Stationnement gratuit

Équité en emploi

Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées