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Avantages


Adjoint(e) administratif(ive) aux ventes

Procom est actuellement à la recherche d’un ou une Adjoint(e) au département ventes, à son bureau de Québec.

Description des tâches et responsabilités - Adjoint(e) administratif(ive) aux ventes


Ouvertures de postes de postes dans le système BullHorn

- Ouvrir tous les postes et mandats offerts par Procom dans notre système principal de recrutement Bullhorn, conformément à nos standards nationaux et dans le respect des délais établis;
- Ouvrir dans Bullhorn tous les postes et mandats provenant de systèmes de gestion de ressource contingente (VMS) tels que Workday et SAP/Fielglass, conformément à nos standards nationaux et dans le respect des délais établis;
- S’assurer que les standards de qualité et les standards de marque soient respectés;

Gestion des comptes recevables en appui des Directeurs de comptes
- Faire le suivi des comptes recevables auprès de l’ensemble de la clientèle de la succursale de Québec (sur demande de l’équipe responsable des recevables à TO – à cause de la langue française);
- Procéder à l’ouverture de tickets dans notre système HotFix, lorsque requis, pour tout ce qui est en lien avec les comptes recevables de la succursale de Québec;
- Assurer le suivi des comptes recevables avec le bureau-chef à Toronto;

Gestion de la facturation en appui des Directeurs de comptes
- Faire le suivi de facturation auprès de l’ensemble de la clientèle de la succursale de Québec en appui aux Directeurs de comptes et adjointes relations d’affaires;
- Procéder à l’ouverture de tickets dans notre système HotFix, lorsque requis, pour tout ce qui est en lien avec la facturation pour la résolution des dossiers problématiques en appui aux Directeurs de comptes et adjointes relations d’affaires;
- Assurer le suivi de la facturation avec le bureau-chef à Toronto lorsque requis;

Gestion de la réception en période de vacances ou de remplacement de la Réceptionniste attitrée
- Répondre aux appels téléphoniques généraux de la succursale de Québec (sélection du « 0 » dans l’arborescence téléphonique);
- Faire l’accueil des consultants, candidats, clients ou toute personne ayant rendez-vous à la succursale de Québec; - Assurer l’ensemble des envois postaux;
- Assurer le traitement du courrier pour l’ensemble de la succursale;
- Préparer les réunions et les rencontres dans la salle de conférence ainsi que la salle d’entrevue (écrans, visio-conférence, lien Teams, appels conférences, etc)
- Passer les commandes pour le matériel de bureau et la papeterie.
- S’assurer de garder les espaces communes propres et adéquats.
- Veiller aux demandes diverses de notre locateur et faire le lien avec les personnes responsables de cet aspect à Qc/Mtl et/ou au bureau chef de Toronto.
- Toute autre tâche connexe reliée à ce poste.

Autres
- Participer, au besoin, aux appels d’offres, mise en page des documents finaux, assurance qualité au niveau grammaire (secteurs privé et publique); -Toute autre tâche connexe reliée à ce poste

Exigences du poste – Adjoint(e) administratif(ive) aux ventes

- Aptitude à travailler sous pression avec un minimum de supervision;
- Grand sens de l’organisation;
- Initiative & dynamisme;
- Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie;
- Souplesse, proactivité, enthousiasme et capacité de travailler en équipe;
- Diplôme d'études professionnelles en bureautique ou combinaison d’expérience et de scolarité pertinente ;
- Excellente connaissance du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit;
- Maîtrise des règles de grammaire et d'orthographe et bonnes compétences rédactionnelles;
- 2 à 5 ans d'expérience pertinente ;
- Des compétences en informatique sont requises, incluant des compétences de travail en Word, Excel et Outlook;
- Un intérêt pour le domaine des technologies de l’information est un atout.

Avantages sociaux
Nous offrons un programme d’avantages sociaux des plus concurrentiels sur le marché.

Type de poste
Temps plein permanent

Date de début
Immédiatement

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Exigences

Niveau d'études

non déterminé

Diplôme

Terminé

Années d'expérience

non déterminé

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

No. référence interne 311539