Adjointe Administrative

Adjointe administrative

Responsabilités administratives :

• Gestion quotidienne des PO et suivi de facture pour les budgets des projets, incluant le paiement des fournisseurs externes et de feuilles de temps
• Faire le transfert des données en lien avec la comptabilité
• Répondre aux appels de l’entreprise pour la ligne d’administrative
• Suivi des paiements fournisseurs et facturations clients
• Gérer la boîte courriel principale de la compagnie
• Coordonner les commandes générales de papeterie et logistique pour d’administration etc.
• Faire la saisie de données et suivis dans le logiciel de gestion de projet.
• Assister le propriétaire dans ses suivis
• Toutes autres tâches connexes

Responsabilité – opérations/suivi de projets :

• Coordonne la gestion des accès et toutes les demandes provenant du surintendant/Estimateur et Gérant de chantier et de la succursale de vente à venir
• Assister les gestionnaires et coordonner la mise en place de nouveaux logiciels et projets futur
• Gestion du calendrier et suivis avec le gérant de chantier et le surintendant/estimateur, facturation, etc.
• Vérifier les inventaires et commandes des matériaux de la succursale de vente à venir
• Assurer la liaison et une bonne communication entre les divers départements de l’entreprise en favorisant des relations positives, tant à l’interne qu’à l’externe

Responsabilités Marketing :

• Assure la visibilité de l’entreprise sur les réseaux sociaux
• Assurer l’accessibilité et l’exactitude des éléments graphiques livrés

Compétences Requises :

• 5 années et plus d’expérience en lien avec le poste
• Solide sens de l’organisation avec souci du détail
• Expérience en gestion et administration
• Solides aptitudes pour la communication écrite et verbale
• Bilingue
• Capacité d’établir l’ordre de priorité des tâches, de respecter les échéances et de travailler sous pression
• Capacité de travailler de manière autonome et au sein d’une équipe
• Aptitudes pour la résolution de problèmes
• Connaissance de divers formats de fichiers graphiques
• Compétences en informatique : suite logicielle Microsoft Office (applications Excel, Word, Outlook), Google (Calendar, sheet, drive, etc.)
• Compétence pour un logiciel de gestion de projet Buildertrend
• Bonne connaissance des applications, des sites Web et des appareils connectés

Compétences comportementales :

• Approche proactive en matière de production
• Grand souci du détail et capacité d’avoir une vue d’ensemble
• Volonté de remettre les choses en question, afin de tirer parti des occasions qui en découlent
• Grande Habilité communicationnelle