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Description

Vous êtes à la recherche d'une opportunité en soutien administratif de haut niveau au sein d'une entreprise de grande envergure?
N'attendez plus et saisissez votre chance!

Relevant du directeur, la personne est appelée à accomplir divers travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes-rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction.


Principales responsabilités:

Assurer le suivi des dossiers et des mandats;
Assurer la liaison entre les directions pour la gestion, les suivis et le traitement des dossiers;
Voir au respect des échéances et à la préparation de la documentation des dossiers pour les réunions et autres instances;
Recevoir et traiter les appels entrants ainsi que la correspondance et les courriels du directeur;
Tenir à jour l’agenda, coordonner les rencontres en fonction des urgences et des disponibilités;
Effectuer des recherches, rassembler les renseignements et documenter les dossiers;
Assister aux réunions de la direction, procéder à la prise de note et à la rédaction des comptes-rendus et assurer le suivi administratif requis;
Planifier et organiser les déplacements du directeur, effectuer les réservations (restaurants, hôtels, transport) et faire le suivi administratif;
Assister le directeur dans la préparation et la mise à jour des budgets et assurer le contrôle des disponibilités budgétaires (Préparation des formulaires de demande de paiements, d'achats, de dépenses, etc.)
Voir à la production des documents, lettres, rapports ainsi qu'à la mise à jour des données dans les systèmes appropriés;
Toutes autres tâches connexes.

Conditions de travail:

Poste à temps complet de 35 heures par semaine;
Remplacement pour une période déterminée avec possibilité de prolongation et/ou d'un poste permanent;
Taux horaire entre 28$ et 33$ selon l'expérience, avec tous les avantages des employés déjà en place;
Situé en plein cœur du centre-ville de Québec;
Accessible en transport en commun.

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Environnement de travail

Compétences recherchées

Détenir un diplôme études collégiales en bureautique ou l'équivalent;
Posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction;
Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
Maîtrise de l'anglais (un atout);
Connaissance approfondie de la suite MS Office;
Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et une facilité à communiquer;
Bon jugement, rigueur et discrétion;
Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit de synthèse;
Autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
Capacité à travailler sous pression.

Personne ressource:

Anick Martin
Conseillère en acquisition de talents
amartin@groupeperspective.com

Vous connaissez une personne qui a les talents indiqués dans cet affichage?
N’hésitez pas à me recommander cette personne sans attendre et profiter de notre programme de recommandation.

Envoyez-moi ses coordonnées au : amartin@groupeperspective.com

Pour en savoir plus, consulter notre site : https://www.groupeperspective.com/candidats/programme-de-referencement/

Exigences

Niveau d'études

Collégial

Diplôme

DEC
Terminé

Années d'expérience

3-5 années

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

No. référence interne GP1119-0035 (AM)