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Sommaire du poste

Environnement de travail

Description

1- Sommaire des responsabilités :

L’adjoint(e) de direction a pour principale fonction de réaliser les différentes tâches administratives destinées à appuyer les activités de la direction générale.

2- Fonctions et responsabilités :

Plus particulièrement, l'adjoint(e) de direction :

Coordonne l’horaire des réunions et des rencontres du directeur général;

Rédige les différentes formes de correspondance et autres documents administratifs;

Collabore à l’organisation des conférences téléphoniques et des réunions du conseil d’administration, du comité de direction ou d’événements particuliers ;

Assiste aux réunions du conseil d’administration, prend les notes et rédige les procès verbaux;

Rédige et consigne les procès-verbaux des réunions (comité de direction, comité de retraite); Révise et corrige certains textes;

Répond aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmet les appels téléphoniques et les messages;

Coordonne et effectue les réservations de voyage du directeur général et des autres membres de l’équipe de direction;

Gère le système de classement propre à la direction générale; établit et tient des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information; Formule et met en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;

Répond aux appels téléphoniques destinés au directeur général et accueille les visiteurs; Dirige les visiteurs vers la personne compétente;

Trie et achemine le courrier destiné à la direction générale; Passe en revue les articles de journaux qui se rapportent aux activités de la fabrique; Transmet des copies aux directeurs concernés sur demande;

Compile, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de la direction générale;

Assure l’approvisionnement en fournitures de bureau;

Accompagne le directeur général lors de rencontres ou d’événements;

Effectue toute autre tâche à la demande du directeur général reliée à ses compétences.

Horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8h à 16h mais dont l’horaire peut varier selon les priorités.

Exigences

Niveau d'études

Collégial

Diplôme

DEC
Terminé

Années d'expérience

3-5 années

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Intermédiaire

Compétences recherchées

Posséder un diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique jumelé à au moins cinq (5) années d’expérience dans un poste auprès de la haute direction;

Démontrer une attitude professionnelle;

Grande probité;

Maîtriser la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;

Posséder de bonnes connaissances de l’anglais (intermédiaire);

Maîtriser les logiciels informatiques tels que word, excel, powerpoint;

Bonnes connaissances de IBM notes (ou autre outil tel que Oulook), de l’internet et des médias sociaux;

Excellent sens de la planification et de l’organisation du travail;

Démontrer un bon esprit de synthèse dans ses communications;

Excellentes connaissances des procédures administratives relatives à son travail;

Excellente capacité à travailler en équipe;

Excellente résistance face au stress;

Excellente disponibilité;

Démontrer un haut degré de loyauté et de discrétion ;

 

Avantages

Assurance Assurance collective complète
Médicament et médical complémentaire
Assurance voyage
Dentaire
Invalidité longue durée
Assurance vie et DMA

Assurance

Assurance collective complète
Médicament et médical complémentaire
Assurance voyage
Dentaire
Invalidité longue durée
Assurance vie et DMA

Congés de maladie

Congés de maladie

Congés mobiles

Congés mobiles

Programme d'aide aux employés (PAE)

Programme d'aide aux employés (PAE)

Programme de reconnaissance

Programme de reconnaissance

Rabais employés

Rabais employés

Régime de retraite Régime de retraite à prestations déterminées

Régime de retraite

Régime de retraite à prestations déterminées

Équité en emploi

Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées