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Responsable administratif

La possibilité

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour se joindre à notre équipe des Services de soutien à l’entreprise (SSE). Vous offrirez des services administratifs et des services de soutien complets et de qualité à toutes les sociétés membres du réseau d’EY. Nos professionnels des SSE jouent un grand nombre de rôles essentiels, touchant notamment le soutien administratif, la gestion des installations, la conception, le traitement des déclarations d’impôts, la gestion des fichiers et la préparation aux situations d’urgence.



Vos principales responsabilités

L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif complet à une équipe de direction affectée au service à la clientèle. Le titulaire de ce poste doit manifester un niveau élevé d’excellence, aimer relever des défis et être axé sur les résultats. Il doit aussi être très motivé, faire preuve d’initiative et savoir gérer son temps de façon efficace.

  • Préparation et gestion des documents : Formater et modifier des lettres, des notes de service, des rapports et des présentations à partir de l’information fournie jusqu’à la version finale destinée au client. Exercer un jugement indépendant dans la rédaction de documents commerciaux de nature générale et non technique. Être au courant des documents confidentiels et assurer leur protection. Suivre un processus de gestion et de classement rigoureux des versions imprimées et électroniques des documents.
  • Soutien à la gestion financière : Bien comprendre le processus de gestion d’un mandat client et exécuter les tâches de soutien connexes, entre autres, comprendre les règlements en matière d’indépendance, utiliser les outils appropriés pour créer les codes de client et de mandat et veiller à l’observation des directives de suivi et de présentation de l’information des rapports de temps et de dépenses.
  • Facturation : Prêter main-forte aux associés et à leurs équipes de mandat pour tout ce qui touche la facturation en travaillant de concert avec le groupe de la gestion financière pour assurer le traitement des rapports du système des en-cours (WIP), le suivi des dépenses, la préparation et la clôture des factures, les transferts de temps et les sorties des en-cours.
  • Gestion du temps et du calendrier : Établir une méthode systématique pour soi-même et les autres aux fins du suivi des engagements en temps et de l’exécution des tâches en fonction des préférences du client. Gérer de nombreux calendriers de manière autonome en fixant les rendez-vous, en prévoyant les besoins et les changements et en reportant les réunions comme il convient.
  • Coordination des réunions : Coordonner les réunions et activités internes et externes et prendre les arrangements nécessaires à cet égard, notamment la logistique (p. ex., communication, emplacement, repas, équipement, matériel, R.S.V.P. et déplacement).
  • Planification des déplacements : Coordonner les préparatifs parfois complexes de voyages au pays et à l’étranger et recommander les itinéraires les plus économiques aux personnes et aux groupes.
  • Gestion des relations avec les clients : Rencontrer régulièrement les dirigeants affectés au service à la clientèle afin de bien comprendre leurs besoins. Établir et entretenir des relations avec les clients internes et externes pour comprendre l’entreprise et les besoins du client.
  • Gérer le calendrier des activités externes.
  • Participer à la coordination des activités internes et externes.
  • Gérer les demandes de commandites et de dons.
  • Mettre à jour les diverses bases de données.
  • Effectuer d’autres tâches selon les besoins.


Compétences et qualités pour réussir

  • Capacité éprouvée de faire la distinction entre les situations où il faut travailler de façon autonome et celles exigeant un travail d’équipe
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et de respecter des échéances multiples et/ou imprévues dans un milieu exigeant
  • Faire preuve de jugement concernant les questions confidentielles et de nature délicate


Pour être admissible à ce poste, vous devez avoir :

  • de préférence, au moins trois ans d’expérience pertinente dans un rôle/environnement administratif;
  • un diplôme postsecondaire (un atout);
  • une parfaite maîtrise de Word, d’Excel et de PowerPoint, assortie d’une aptitude pour apprendre les logiciels standard de la Société ainsi que d’autres applications pertinentes, et pour utiliser l’équipement technique et le matériel de bureau, à un niveau intermédiaire;
  • une compréhension générale des principes financiers ayant trait à la facturation d’heures recouvrables.


Idéalement, vous avez aussi :

  • une aptitude à travailler indépendamment dans un environnement dynamique axé sur l’esprit d’équipe et où les choses évoluent rapidement.


Ce que nous recherchons

Nous sommes à la recherche de candidats très motivés, qui réfléchissent de manière analytique et logique et possèdent un très grand souci du détail. Il est essentiel qu’ils aient un bon esprit d’équipe et la capacité de s’adapter à des exigences ou à des échéances changeantes.

Les avantages de travailler chez EY

Chez EY, notre programme de rémunération globale soutient notre engagement à instaurer une culture de premier plan axée sur les gens — qui s’articule autour d’équipes hautement performantes — où tous peuvent réaliser leur potentiel et contribuer à bâtir un monde meilleur pour nos gens, nos clients et nos collectivités. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles nous avons été reconnus maintes et maintes fois comme un endroit où il fait bon travailler.

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel selon lequel vous êtes rémunéré en fonction de votre rendement et qui reconnaît la valeur que vous apportez à l’entreprise. De plus, notre programme de rémunération globale vous permet de décider quels avantages vous conviennent ainsi que de ceux qui vous aideront à mettre en place des assises solides pour votre avenir. Notre programme de rémunération globale comprend une couverture complète de soins médicaux, de médicaments d’ordonnance et de soins dentaires, un régime de retraite à cotisations définies, une directive en matière de vacances formidable, ainsi que des journées payées par la Société qui vous permettent d’allonger vos fins de semaine tout au long de l’année, les jours fériés et des congés personnels payés (en fonction de la province de résidence), ainsi qu’un éventail de programmes et d’avantages intéressants conçus pour votre bien-être physique, financier et social. Vous bénéficierez également :

  • du soutien et de l’encadrement de certains des collègues les plus inspirants du secteur;
  • de possibilités d’apprentissage vous permettant d’acquérir de nouvelles compétences et de propulser votre carrière;
  • de la liberté et de la souplesse dont vous avez besoin pour jouer votre rôle de la manière qui vous convient.


À propos d’EY

À titre de chef de file mondial des services de certification, services de fiscalité, services transactionnels et services consultatifs, nous nous servons des produits et systèmes financiers que nous avons développés et de l’expertise en finance que nous avons acquise pour bâtir un monde meilleur. Pour ce faire, nous avons instauré une culture qui mise sur la formation, les possibilités et la liberté créatrice pour changer le monde. Peu importe votre date d’entrée en fonction et la durée de votre emploi, l’expérience exceptionnelle d’EY vous servira toute la vie. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs du Canada, EY s’efforce continuellement de demeurer un endroit où il fait bon travailler. Grâce à notre engagement à recruter et à perfectionner les gens les plus passionnés, notre ambition d’être le meilleur employeur d’ici 2020 deviendra une réalité.

Si vous pouvez affirmer en toute confiance que vous remplissez les critères susmentionnés, communiquez avec nous dès que possible.

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EY favorise l’inclusivité, l’équité et l’accessibilité. Nous invitons tous les candidats qualifiés à postuler.

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Exigences

Niveau d'études

non déterminé

Diplôme

En cours

Années d'expérience

non déterminé

Langues écrites

non déterminé

Langues parlées

non déterminé