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Sommaire du poste

Description

Nous sommes à la recherche d'un(e) réceptionniste/commis de bureau pour supporter plusieurs fonctions de bureau. Les tâches spécifiques qui peuvent être assignées comprennent la saisie des données, la réception et l'accueil des visiteurs. Tout le travail se fera en personne, par téléphone ou par courriel. Les responsabilités administratives de base comprendront également le classement, la photocopie, la gestion du courrier entrant et sortant, l'impression des rapports et la création de rapports de dépenses pour les équipes de direction, les voyages, le soutien administratif aux équipes des achats et de l'ingénierie et autres. Le poste implique une interaction quotidienne avec d'autres postes de bureau, les clients et les fournisseurs.

RESPONSABILITÉS DE LA RÉCEPTIONNISTE (50%):

  • Répondre au téléphone et gérer les courriels ;
  • Distribuer le courrier ;
  • Accueillir les visiteurs avec un service à la clientèle exemplaire ;
  • Classer les documents et les factures ;
  • Tenir à jour l'organigramme et l'annuaire téléphonique ;
  • Commandez des déjeuners et des fournitures de bureau au besoin et sur demande.

RESPONSABILITÉS ADMINISTRATIVE (50%):

  • Préparer des rapports mensuels de dépenses pour l'équipe de direction ;
  • Gérer tous les arrangements de voyage avec l'agence ;
  • Apporter un soutien administratif à l'équipe Achats en gérant le rapport "état matériel" et le suivi des bons de commande existants
  • Autres tâches administratives sur demande

Exigences

Niveau d'études

Secondaire

Diplôme

DES
Terminé

Années d'expérience

3-5 années

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Avancé

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Avancé

Compétences recherchées

LES EXIGENCES ET LES QUALIFICATIONS :

 Les qualifications suivantes constituent les exigences minimales nécessaires pour exercer ce rôle avec succès. Toutefois, toute combinaison équivalente d'expérience, d'études et de formation fournissant les connaissances, les compétences et les aptitudes nécessaires serait acceptable :

  • CEGEP ou diplôme d'études secondaires avec 5 ans ou plus d'expérience.
  • Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience connexe et/ou formation en processus ; de préférence en service à la clientèle ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.
  • Solides connaissances techniques et compétences élevées en matière informatique
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite (français et anglais)
  • Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, y compris l'écoute, l'orientation vers le service à la clientèle et la volonté de travailler en équipe.
  • Bonnes compétences en gestion de la charge de travail ; doit être capable de gérer plusieurs projets simultanément.
  • Compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle ;
  • Capacité de travailler sous pression et de rester calme, de résoudre les problèmes, d'être courtois avec les clients et d'assumer la responsabilité des résultats.

Avantages

Assurance dentaire

Assurance dentaire

Assurance des frais médicaux et paramédicaux

Assurance des frais médicaux et paramédicaux

Assurance invalidité de longue durée

Assurance invalidité de longue durée

Assurance voyage

Assurance voyage

Assurance-vie

Assurance-vie

Congés de maladie

Congés de maladie

Régime de retraite

Régime de retraite

Remboursement des cotisations à une association professionnelle

Remboursement des cotisations à une association professionnelle