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Sommaire du poste

Environnement de travail

Description

NATURE DU TRAVAIL

Les emplois d’attachée ou attaché d’administration comportent plus spécifiquement la réalisation des programmes et des processus de l’administration courante d’un ou de plusieurs services du Collège.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

L’attaché ou l’attaché d’administration participe à l’élaboration des politiques, règlements et directives du Collège. Elle ou il rédige, planifie, applique et met à jour les procédures et processus administratifs liés à la bonne marche des opérations courantes d’un ou de plusieurs services du collège.

Elle ou il participe à l’identification des besoins en ressources humaines et matérielles de son secteur d’activité. Elle ou il recommande le choix des normes et procédures appropriées aux besoins identifiés et évalue les résultats à la fin de l’exercice.

Elle ou il conseille et assiste le personnel-cadre, collabore avec le personnel professionnel, de soutien et enseignant et s’assure du suivi des politiques, règlements et directives en vigueur.

Elle ou il conçoit différents rapports statistiques et effectue des études, des analyses de dossiers, de contrats, d’ententes et d’autres documents, donne des avis et fait des recommandations afin d’y apporter des corrections et des mises à jour.

Elle ou il prépare des contrats et des ententes et en supervise l’application.

Elle ou il recueille ou transmet des informations ou données nécessaires à la bonne marche de l’administration.

ATTRIBUTIONS SPÉCIFIQUES (à titre informatif)

Au Bureau de la pédagogie, la personne de cette classe d’emploi effectue plus spécifiquement les travaux administratifs suivants :

Sur le plan des activités de gestion documentaire :

  • Rédige, planifie et met à jour les procédures et processus administratifs liés à la bonne marche des activités de gestion documentaire;
  • Conseille, assiste et collabore avec l’ensemble du personnel dans l'application des règles, directives et procédures en vigueur;
  • Diffuse les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire;
  • Développe et donne une formation adéquate et adaptée aux différents types d’utilisateurs sur les principes et les outils de gestion documentaire;
  • Représente le collège sur différents comités internes et externes;

Sur le plan de la gestion des supports de gestion et de classement de l'information (répertoires réseau du collège, SYGED, Office 365, Portail Omnivox, etc.) :

  • Supporte et conseille les usagers dans l’exécution de diverses opérations et l’utilisation de ces systèmes;
  • Analyse les problématiques liées à l’application de processus et de règles en lien avec les systèmes de gestion documentaire et propose l’adaptation des procédés administratifs qui en découlent;
  • Assure une veille technologique sur les changements et l’évolution des systèmes utilisés et diffuse l’information auprès des usagers;
  • Documente les anomalies du système de gestion documentaire (SYGED) et intervient auprès du fournisseur de service, si nécessaire;
  • Maintient et met à jour un registre des différents accès aux systèmes.

ENTRÉE EN FONCTION

Septembre 2019

Le processus de sélection se tiendra en août 2019.

Exigences

Niveau d'études

Universitaire

Diplôme

BAC
Terminé

Années d'expérience

0-2 années

Langues écrites

Fr : Avancé

Langues parlées

Fr : Avancé

Compétences recherchées

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié à l’emploi tel qu’un certificat en archivistique, un certificat en gestion des documents et des archives ou un certificat en gestion des documents numériques. Une maîtrise en bibliothéconomie option archivistique serait un atout. 

Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience professionnelle jugée pertinente et équivalente pourra être considérée.

APTITUDES RECHERCHÉES (à titre informatif) 

Le Cégep de Drummondville recherche des candidates et des candidats qui possèdent les aptitudes suivantes : 

  • Rigueur et souci du détail;
  • Intérêt marqué pour le service à la clientèle et le travail d’équipe;
  • Possède de fortes habiletés relationnelles;
  • Capacité d'analyse et de synthèse;
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office incluant O365;
  • Connaissance d’un logiciel de gestion documentaire (atout);
  • Maîtrise du français parlé et écrit.

Avantages

Air climatisé

Air climatisé

Bibliothèque

Bibliothèque

Cafétéria

Cafétéria

Conciliation travail et vie personnelle

Conciliation travail et vie personnelle

Formation continue

Formation continue

Programme de mieux-être

Programme de mieux-être

Programme de reconnaissance

Programme de reconnaissance

Remboursement du kilométrage

Remboursement du kilométrage

Salle d'entraînement

Salle d'entraînement

Salle de détente

Salle de détente

Service de garde

Service de garde

Télétravail

Télétravail

Vacances

Vacances

Équité en emploi

Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées