Sommaire du poste

Environnement de travail

Description

Sous la responsabilité de la chef d’équipe - congrès, l’agent(e) aux inscriptions devra faire preuve d’intégrité, de minutie, de responsabilité, en plus d’offrir un service à la clientèle irréprochable. Les principales tâches de l’agent(e) aux inscriptions consistent à :

 

  • Gérer les bases de données, les plateformes et les formulaires d’inscriptions;
  • Coordonner le processus d’inscription pour nos clients. Ces tâches pourraient inclure, par exemple: Répondre aux demandes et aux questions des participants, Entrée de données manuelle au besoin et contrôle de la qualité des données; Traitement des paiements, émissions des remboursements, facturation et préparation des reçus, Préparation des lettres d’invitation pour l’obtention de visa, des lettres de confirmation, messages aux participants et aux invités, Envoi et compilation de sondages.
  • Générer les rapports se rapportant à la gestion des données. Ces tâches pourraient inclure: Production de rapports standards et personnalisés, Production de la documentation requise sur place (cocardes, listes, etc.), Réconciliations post‐événement.
  • Coordonner les besoins des conférenciers, des exposants et des commanditaires en ce qui a trait à leur inscription, leur hébergement, la facturation et la réception des données nécessaires (résumés, photos, descriptions…).

Exigences

Niveau d'études

Collégial

Diplôme

DEC
Terminé

Années d'expérience

3-5 années

Langues écrites

Fr : Avancé
En : Avancé

Langues parlées

Fr : Avancé
En : Avancé

Compétences recherchées

  • AEC ou DEC en secrétariat, bureautique, administration ou comptabilité;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Bonne connaissance des bases de données, telles FileMaker Pro;
  • Aptitudes pour la programmation de bases de données;
  • Connaissance de base d’un logiciel comptable tel Acomba ou Avantage serait un atout;
  • Minutie, exactitude, organisation, structure;
  • Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés;
  • Autonomie et capacité à travailler en équipe;
  • Sens du service à la clientèle;
  • Disponibilité en dehors des heures normales de travail (soirs et fins de semaine) à l'occasion;
  • Être disposé à se déplacer lors des congrès.