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Job Title Bilingual Proposal Writer Description

Bilingual Proposal Writer

RESPONSIBILITIES:

Standard Proposal Collaterals for French Audience

  • Work with Proposal Center, Marketing Department and Subject Matter Experts to develop and update responsive and competitive proposals content in English and French
  • Confer with Subject Matter Experts and Sales Team to gain an understanding of organizational applications and business processes from various departments and determine subject material to be developed for proposal use.
  • Research and identify reusable content (e.g. proposal boilerplates) that the proposal team can leverage.
  • Identify, collect and analyze source data and use it to produce clear and concise documents that are end user friendly for proposal purposes
  • Develop sales presentations and other sales collaterals in French to support proposal and sales initiatives.
  • Regularly review established materials and recommend revisions or changes relevant to scope, format, content, and methods of reproduction
  • Select photographs, drawings, sketches, diagrams, and charts to illustrate material in appropriate manner.
  • Improve proposal-writing results by evaluating and re-designing the proposal processes, approach, and coordination.
  • Organize and manage review of RFP documentation with the respective French Subject Matter Experts on an ongoing basis

Proposal Roles and Responsibilities

  • Provide quality proposal submissions to all major and strategic proposal requests in French
    • Ensure that proposals in progress are in compliance with instructions
    • Meet proposal deadline by establishing priorities and target dates for meetings, information gathering, writing, review, and approvals
    • Coordinate regular status check meetings with the proposal team to ensure proposal remains on the team's radar, all concerns and questions and gaps are addressed, and tasks are completed such that a quality proposal is submitted in a timely manner
    • Coordinate requirements with contributors
    • Edit, standardize, or make changes to material prepared by other writers to give a single voice to the final proposal.
    • Prepare submission by evaluating text, graphics, binding and coordinate printing when required.
    • Maintain quality results by using templates, following proposal-writing standards including readability, consistency, and tone
    • Compile and manage proposal master file(s) while ensuring strict version control.
    • Layout documents, pagination, looks and design as well as assembly of the response binders.
  • Track and Update proposals on the proposal database residing on SharePoint Portal.
  • Improving methods and procedure in place and constantly keep up to date on new technology and methods relevant to proposal submission.
  • Accomplishes organization goals by accepting ownership for accomplishing new and different requests;
  • Explore opportunities to add value to job accomplishments

REQUIREMENTS

Education:

University degree in Business, English, Communications or other relevant discipline.

Experience and Knowledge

  • Minimum of 2 years of experience in proposal development in a fast-paced, deadline driven role within Sales or Customer Support or Marketing Environment.
  • Minimum of 2 years proven experience with technical writing.
  • Fluently Bilingual - Written and Spoken (English/French)
  • Highly proficient in the use of MS Office, in particular MS Word and MS PowerPoint
  • Excellent oral & written communication skills; ability to establish and grow relationships across all functions and at all levels of the organization
  • Excellent planning, research, writing, and grammatical skills with proven ability to express ideas clearly in writing in English and in French
  • Detail oriented and goal focused
  • Adept at handling multiple simultaneous projects with strict deadlines
  • Superior proofreading and editorial skills
  • Willingness and ability to work overtime when required

Additional preferred requirements

  • SharePoint experience is an asset.
  • Proficient in MS Project, Adobe Photoshop, and MS Visio
  • Proficient Graphic Design and layout Skills

 


 

Bilingual Proposal Writer 

RESPONSABILITÉS :

Documentation liée aux propositions standards pour le public francophone

  • Travailler avec l'équipe de soumissions des appels d'offres pour développer du contenu pour propositions concurrentielles et réceptives en anglais et en français.
  • Conférer avec des experts de la matière et l'équipe des ventes pour comprendre les applications et les procédures d'affaires de divers services et identifier le matériel à développer pour inclure dans les propositions.
  • Effectuer des recherches et identifier le contenu réutilisable (c.-à-d., paragraphes passe-partout pour les propositions) que l'équipe de propositions peut utiliser.
  • Identifier, collecter et analyser les données sources et les utiliser pour produire des documents clairs et concis qui sont utiles aux fins de propositions.
  • Développer des présentations des ventes et d'autre documentation des ventes en français pour appuyer les initiatives de propositions et des ventes.
  • Passer en revue les matériaux et les révisions recommandées ou changements de l'étendue, du format, du contenu et des méthodes de reproduction.
  • Sélectionner des photos, dessins, diagrammes et tableaux pour illustrer le matériel de façon appropriée.
  • Améliorer les résultats de rédaction de propositions en évaluant et en reconcevant les processus, l'approche et la coordination.
  • Organiser et gérer l'examen de la documentation liée aux appels d'offres avec les experts de la matière francophones respectifs de façon continue.

Rôles et responsabilités principaux

  • Fournir des soumissions de propositions de qualité pour toute demande de propositions stratégiques et importantes en français.
    • Faire en sorte que les propositions en cours sont conformes aux directives.
    • Respecter l'échéance des propositions en établissant les priorités et les échéances pour les réunions, la collecte d'information, la rédaction, l'examen et les approbations.
    • Coordonner les exigences avec les collaborateurs.
    • Modifier, normaliser ou apporter des changements au matériel préparé par les rédacteurs.
    • Préparer les soumissions en évaluant le texte, les graphiques et la reliure, et coordonner l'impression.
    • Maintenir des résultats de qualité en utilisant des modèles et en respectant les normes de rédaction de propositions, y compris la lisibilité, l'uniformité et le ton.
    • Compiler et gérer les fichiers maîtres de propositions tout en assurant le contrôle rigide des versions.
    • Mise en page des documents, pagination, apparence, design, ainsi que l'assemblage de la proposition à soumettre.
  • Effectuer le suivi et la mise à jour des propositions dans la base de données des appels d'offres qui se trouve dans le portail SharePoint.
  • Améliorer les moyens et les procédures en place et se tenir au courant des nouvelles technologies et méthodes pertinentes à la soumission de propositions.
  • Atteindre les objectifs de l'organisation en acceptant la responsabilité de réaliser de nouvelles demandes et des demandes différentes.
  • Explorer les occasions pour ajouter de la valeur aux réalisations de tâches.

EXIGENCES

Éducation :

Diplôme universitaire en affaires, anglais, communications ou toute autre discipline pertinente.

Expérience et connaissances

  • Minimum de 2 ans d'expérience en élaboration de propositions dans un environnement de ventes/soutien aux clients/marketing avec échéances et à rythme rapide
  • Minimum de 2 ans d'expérience prouvée en rédaction technique
  • Parfaitement bilingue -- à l'oral et à l'écrit (anglais/français)
  • Bonnes connaissances de MS Office, surtout MS Word et MS PowerPoint
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite, aptitudes pour établir et croître des relations à l'échelle de plusieurs fonctions et à tous les niveaux d'une organisation
  • Fortes aptitudes en planification, recherche et rédaction/grammaire avec la capacité d'exprimer ses idées clairement à l'écrit en anglais et en français
  • Souci des détails et cibler les objectifs
  • Expert dans la gestion de plusieurs projets simultanés avec des échéances serrées
  • Fortes aptitudes en correction d'épreuves et en édition
  • Disponible et disposé à travailler des heures supplémentaires

Autres exigences (de préférence)

  • Expérience avec SharePoint un atout
  • Bonnes connaissances de MS Project, Adobe Photoshop, Visio, WinZip et PDF Pro

Compétences en conception graphique et en mise en page

Position Status Full-Time Employee (32-40 hrs) Shift 1st Province QC Req Number 19-03796

Requirements

Level of education

undetermined

Diploma

In progress

Work experience (years)

undetermined

Written languages

undetermined

Spoken languages

undetermined