Adjoint(e) adminitratif(ve)

****Poste en présentiel, LAVAL ****

À propos de PONCE. Recrutement et Consultants

Fondée par une visionnaire passionnée par le recrutement et animée par une profonde admiration pour l'entrepreneuriat, PONCE. Recrutement et Consultants s’appuie sur plus de 20 ans d’expérience en environnements corporatifs. Spécialisée dans la recherche de talents pour divers secteurs, notre agence est réactive, axée sur la qualité, et engagée dans le succès de ses clients. Plus qu’une simple agence, nous sommes partenaires stratégiques de votre réussite.

Notre client, une entreprise dynamique œuvrant dans un environnement structuré et multidisciplinaire, est à la recherche d’une adjointe administrative proactive, organisée et dotée d’un grand sens des responsabilités. Le rôle comprend un éventail varié de tâches administratives, comptables et opérationnelles essentielles au bon fonctionnement de l’organisation.

1. Gestion documentaire et conformité

• Préparer et suivre les demandes de lettres de conformité (CNESST et CCQ), en fonction des exigences contractuelles (montant, calendrier, % de main-d’œuvre, sous-traitance, etc.).

• Effectuer les dénonciations de projets : recherche de titres, collecte d’informations, coordination avec les fournisseurs concernés, et classement rigoureux des documents dans les dossiers appropriés.

2. Gestion des actifs et équipements

• Mettre à jour le registre de la flotte de véhicules et la liste des conducteurs.

• Gérer les accès autoroutiers (A-25, A-30) via les plateformes dédiées et tenir à jour les suivis internes.

• Assurer la mise à jour des listes de numéros de téléphone cellulaires.

• Suivre les dossiers d’assurances et d’immatriculations (ajouts, retraits, preuves d’assurance).

• Coordonner la gestion du parc informatique, des lignes téléphoniques et cellulaires.

• Gérer les clés, cartes d’accès et systèmes d’alarme.

3. Soutien comptable et financier

• Rassembler et classer les factures de cartes de crédit d’entreprise, effectuer les rapprochements mensuels dans Excel.

• Collaborer avec le service des comptes fournisseurs pour l’entrée des factures dans le système comptable.

4. Support administratif général

• Accueillir chaleureusement les visiteurs, clients et fournisseurs.

• Répondre aux appels et aux courriels de la réception.

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau (matériel, mobilier, consommables).

• Participer activement à l’organisation d’événements internes (activités sociales, party de Noël, etc.).

Profil recherché

• Minimum de 4 ans d’expérience dans un poste administratif polyvalent, idéalement en environnement corporatif ou entrepreneurial.

• Maîtrise de base d’Excel et aisance avec les calculs simples.

• Sens de l’organisation, souci du détail, rigueur administrative.

• Excellentes compétences relationnelles et esprit d’équipe.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec autonomie.

• Discrétion et professionnalisme.

Ce que notre clien offre:

• Un environnement stimulant au sein d’une équipe engagée.

• Des responsabilités variées qui vous permettront de développer vos compétences.

• La stabilité d’une entreprise bien établie, en pleine croissance.