This recruiter is online.

This is your chance to shine!

Apply

Job summary

Work environment

Description

Banque de candidatures pour des remplacements ou du surcroît de travail.Le taux horaire prévu s’étend de 19,98$ à 24,22$, selon l’expérience et le corps d’emplois.

La secrétaire :

  • Effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres.

  • Vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter.

  • Reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux.

  • Tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents.

  • Prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires.

  • Rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples.

  • Recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.

  • Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire.

  • Participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification.

  • Prête et récupère des volumes.

  • Effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.

  • Peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.

La secrétaire d'école :

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de ses fonctions, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves; elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

De plus, elle effectue, en collaboration, la mise à jour du site Web de l’école et supervise la parution du petit journal de l’école.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Dans le cadre de son travail, elle utilise les logiciels et outils informatiques suivants : Word, Excel, Access, courrier électronique et Jade-Tosca et TIPA.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Requirements

Level of education

Professional

Diploma

DEP
Completed

Work experience (years)

3-5 years

Written languages

Fr : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

Requested skills

Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire avec une actualisation en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres exigences

  • Maîtriser les logiciels Word et Excel.
  • Très bonne connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Maîtriser les notions de base en comptabilité.
  • Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat d'école.
  • Être disponible pour travailler en temps supplémentaire en soirée, à l’occasion.

Equal Opportunity Employer

This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.