Adjointe ou adjoint à la direction / administratrice principale ou administrateur principal/ Executive Assistant/Senior Administrator

Titre du poste : Adjointe ou adjoint à la direction / administratrice principale ou administrateur principal

Lieu : Montréal - Hybride

Nous recherchons une adjointe ou un adjoint à la direction / une administratrice principale ou un administrateur principal pour soutenir la ou le VP des ventes, comptes majeurs pour la région de l’est. Il s’agit de bien plus qu’un rôle de soutien - vous serez la personne de référence qui apporte de l’ordre dans la complexité, qui s’épanouit sous pression et qui est fière de créer des solutions permettant à l’entreprise d’évoluer.

Vous devrez être une personne extrêmement organisée, ingénieuse et à l’aise pour gérer un agenda exigeant, créer des présentations PowerPoint percutantes et soutenir une organisation commerciale composée de plusieurs équipes. Ce rôle est axé sur les résultats; il se peut qu’il vous arrive de travailler au-delà des heures habituelles pour livrer vos mandats, mais vous aurez l’autonomie nécessaire pour gérer votre journée et vos résultats.

Principales responsabilités :

• Fournir un soutien administratif de haut niveau et confidentiel à la ou au chef des ventes.
• Gérer de manière proactive un agenda dynamique, résoudre les conflits d’horaire et coordonner les réunions.
• Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation et effectuer les suivis nécessaires.
• Maintenir les espaces de bureau partagés organisés, présentables et à jour.
• Mener des recherches indépendantes pour soutenir la prise de décision.
• Planifier et organiser des réunions et événements internes ou hors site.
• Analyser et compiler des informations dans des présentations claires et percutantes.
• Communiquer efficacement les mises à jour, processus et changements à toutes les équipes.
• Gérer l’inventaire des articles promotionnels et des fournitures de bureau.
• Soutenir l’ensemble de l’équipe de direction et contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes.

Ce que vous apporterez :

• Parfaitement bilingue, maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
• Plus de 4 ans d’expérience auprès de cadres supérieurs ou de hauts dirigeants dans un environnement dynamique
• Plus de 6 ans dans des rôles administratifs avec un fort contact avec la haute direction
• Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et d’attention aux détails
• Solides compétences en communication, à l’écrit et à l’oral
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, particulièrement PowerPoint, Excel et Word
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités efficacement sous des délais serrés
• Expérience avec des outils de productivité tels que Webex et capacité à travailler de manière autonome
• Talent pour l’amélioration des processus et la résolution de problèmes avec une attitude proactive

Scolarité :

• Diplôme d’études secondaires requis; formation collégiale ou formation administrative spécialisée, un atout

VOUS AIMEREZ TRAVAILLER ICI PARCE QUE VOUS POURREZ :

• Être vous-même au sein d’une culture qui valorise l’équité, l’inclusion et l’appartenance et qui offre un lieu sûr pour les perspectives et les idées diversifiées.
• Avoir un sentiment d'appartenance en rejoignant un de nos neuf groupes de ressources d'entreprise, où vous pouvez établir des liens à l'échelle mondiale avec des réseaux et des alliés qui partagent des expériences et des intérêts communs.
• Faire progresser votre carrière dans un environnement agile et dynamique offrant de nombreuses possibilités d'avancement.
• Apprendre sans cesse. Nous offrons des possibilités de formation continue, de perfectionnement et d'encadrement, même pour les apprenants les plus insatiables.
• Être en pleine santé. Vous profiterez des meilleurs avantages sociaux dès le premier jour, parce que des employés en bonne santé sont des employés heureux.
• Garder un équilibre vie personnelle/professionnelle. Profitez de ressources et de flexibilité pour intégrer plus facilement le travail à votre vie.
• Vous concentrer sur votre santé mentale et votre mieux-être. Nous sommes là pour offrir un service exceptionnel à nos clients, mais nous pouvons uniquement y parvenir si nous prenons tous soin de nous-mêmes et si nous nous soutenons les uns les autres.
• Vous joindre à une entreprise engagée à redonner et ayant une incidence durable et positive sur les communautés dans lesquelles nous travaillons et vivons.
• Être rémunéré pour donner au suivant. Vous aurez droit à des congés payés par l'entreprise pour faire du bénévolat pour des causes qui vous tiennent à cœur.

Si vous avez lu jusqu’ici, nous devons vous poser cette question : Qu’attendez-vous? Soumettez votre candidature dès maintenant!

Visitez : jobs.adp.com

Job Title: Executive Assistant/Senior Administrator

Location: Montreal - Hybrid

We’re seeking a savvy, solutions-oriented Executive Assistant/Senior Administrator to support the VP of Majors, Sales in Canada. This is more than just a support role-it’s about being the go-to person who brings order to complexity, thrives under pressure, and takes pride in creating solutions that keep the business moving.

You’ll need to be highly organized, resourceful, and comfortable managing a demanding calendar, creating high-impact PowerPoint presentations, and supporting a fast-paced sales organization composed of multiple teams. This role is output-driven-there may be times you’ll work beyond typical hours to deliver results, but you’ll have the autonomy to own your day and your outcomes.

Key Responsibilities:

• Provide high-level administrative and confidential support to the Head of Sales.
• Proactively manage a dynamic calendar, resolve conflicts, and coordinate meetings.
• Own the organization and maintenance of documentation and initiate follow-ups.
• Keep shared office spaces organized, presentable, and up to date.
• Conduct independent research to support decision-making.
• Plan and execute internal and off-site meetings and events.
• Analyze and compile information into clear, impactful presentations.
• Communicate updates, processes, and changes effectively across teams.
• Maintain inventory of branded merchandise and office supplies.
• Support the broader management team and help ensure smooth daily operations.

What You Bring:

• Fully Bilingual, Fluent French language, requires written and spoken
• 4+ years of experience supporting senior or C-level executives in a fast-paced environment.
• 6+ years in administrative roles with strong exposure to executive leadership.
• A high level of discretion, professionalism, and attention to detail.
• Strong communication skills-both written and verbal.
• Expert proficiency in Microsoft Office, especially PowerPoint, Excel, and Word.
• Ability to multitask and prioritize effectively under tight deadlines.
• Experience using productivity tools like Webex and working independently.
• A knack for process improvement and problem-solving with a proactive mindset.

Education:

• High school diploma required; college coursework or specialized admin training preferred.

YOU'LL LOVE WORKING HERE BECAUSE YOU CAN:

• Be yourself in a culture that values equity, inclusion, and belonging and creates a safe space for diverse perspectives and insights.
• Belong by joining one of nine Business Resource Groups where you can connect globally with networks and allies who share common interests and experiences.
• Grow your career in an agile, fast-paced environment with plenty of opportunities to progress.
• Continuously learn. Ongoing training, development, and mentorship opportunities for even the most insatiable learner.
• Be your healthiest. Best-in-class benefits start on Day 1 because healthy associates are happy ones.
• Balance work and life. Resources and flexibility to more easily integrate your work and your life.
• Focus on your mental health and well-being. We're here to provide exceptional service to our clients, and none of that happens without each of us taking care of ourselves and being there for one another.
• Join a company committed to giving back and generating a lasting, positive impactupon the communities in which we work and live.
• Get paid to pay it forward. Company-paid time off for volunteering for causes you care about.

If you’ve made it down this far, we must ask: What are you waiting for? Apply now!

Visit: jobs.adp.com

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