{"id":18648,"date":"2024-02-29T07:30:00","date_gmt":"2024-02-29T12:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/?p=18648"},"modified":"2024-03-04T15:29:40","modified_gmt":"2024-03-04T20:29:40","slug":"montrer-sans-parler-5-facons-doptimiser-votre-reunion-avec-les-aides-visuelles","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/montrer-sans-parler-5-facons-doptimiser-votre-reunion-avec-les-aides-visuelles\/","title":{"rendered":"Montrer sans parler : 5 fa\u00e7ons d’optimiser votre r\u00e9union avec les aides visuelles"},"content":{"rendered":"\n

Stimulez l’attention et transmettez efficacement les informations en tenant compte des 5 fa\u00e7ons dont les aides visuelles am\u00e9liorent les r\u00e9unions<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Si l’on en croit l’abondance de \u00ab memes \u00bb du type \u00ab ceci aurait pu \u00eatre un courriel \u00bb, la plupart des gens n’aiment pas trop les r\u00e9unions. <\/p>\n\n\n\n

Une \u00e9tude effectu\u00e9e par Harvard Business Review<\/a> a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 qu’un employ\u00e9 r\u00e9gulier passe environ 31 heures par mois dans des r\u00e9unions peu ou pas productives, soit l\u2019\u00e9quivalent de pr\u00e8s d’une semaine de travail enti\u00e8re. La situation empire au fur et \u00e0 mesure que l’on monte dans l’\u00e9chelle de l’entreprise : les cadres et les dirigeants consacrent pr\u00e8s de 23 heures par semaine \u00e0 des r\u00e9unions, soit plus de la moiti\u00e9 d’une semaine de travail de 40 heures.<\/p>\n\n\n\n

L’une des nombreuses raisons pour lesquelles nous ne parvenons pas \u00e0 \u00e9chapper \u00e0 la \u00ab folie des r\u00e9unions \u00bb est que la plupart d’entre elles sont mal organis\u00e9es. Qu’il s’agisse d’un manque de structure, d’un ordre du jour peu clair ou m\u00eame d’un orateur qui a pris la parole un peu trop longtemps, nous passons plus de temps en r\u00e9union \u00e0 \u00ab raconter \u00bb tout et n\u2019importe quoi – parler du travail inachev\u00e9, expliquer certains probl\u00e8mes, d\u00e9crire quelques suggestions – qu’\u00e0 \u00ab montrer \u00bb ces choses.<\/p>\n\n\n\n

Lorsqu’elles sont bien men\u00e9es, les r\u00e9unions peuvent acc\u00e9l\u00e9rer, am\u00e9liorer et m\u00eame rendre plus efficaces le rythme de travail. Les aides et les pr\u00e9sentations visuelles sont un moyen de reprendre le contr\u00f4le des r\u00e9unions et de s’assurer que notre temps est utilis\u00e9 de mani\u00e8re productive. Les aides visuelles permettent d’am\u00e9liorer les r\u00e9unions de cinq mani\u00e8res diff\u00e9rentes; examinons-les de plus pr\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n

Le pouvoir de \u00ab montrer \u00bb, et non de \u00ab raconter \u00bb<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Si une image vaut mille mots, imaginez le nombre d’heures de conversation qu’elle peut faire gagner. <\/p>\n\n\n\n

C’est exactement le pouvoir de la communication visuelle. Elle maintient l’int\u00e9r\u00eat des participants, facilite la compr\u00e9hension des concepts et \u00e9vite que les r\u00e9unions ne s’\u00e9ternisent en r\u00e9duisant au maximum l\u2019information (et en gardant uniquement ce qui est essentiel<\/em>). Les aides visuelles les plus courantes sont les graphiques et les tableaux qui pr\u00e9sentent des donn\u00e9es pertinentes, les feuilles de route et les infographies qui pr\u00e9sentent les strat\u00e9gies et les processus, ou encore les images et les illustrations qui d\u00e9crivent les sujets abord\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Les formes interactives de communication visuelle, comme les tableaux blancs virtuels<\/a>, sont moins courantes, mais tout aussi efficaces. Ces derniers sont particuli\u00e8rement utiles pour les r\u00e9unions qui impliquent beaucoup de brainstorming et de conversations \u00e0 b\u00e2tons rompus, car ils permettent non seulement de mettre en lumi\u00e8re les id\u00e9es discut\u00e9es, mais aussi de donner une structure \u00e0 la r\u00e9union. <\/p>\n\n\n\n

Les formes interactives de communication visuelle contribuent \u00e9galement \u00e0 maintenir l’attention des participants lors des r\u00e9unions virtuelles, o\u00f9 la dur\u00e9e d’attention est parfois plus limit\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Mais ce n’est que la partie visible de l’iceberg. Qu’il s’agisse de simplifier des donn\u00e9es complexes ou de maintenir les discussions sur la bonne voie et dans les d\u00e9lais impartis, les supports visuels peuvent am\u00e9liorer n\u2019importe quelle r\u00e9union de plusieurs fa\u00e7ons. <\/p>\n\n\n\n

Simplifier l’information<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les aides visuelles permettent de subdiviser de grandes quantit\u00e9s d’informations complexes en petites parties beaucoup plus compr\u00e9hensibles. <\/p>\n\n\n\n

Imaginez que vous deviez expliquer verbalement le cycle de vie d’un r\u00e9seau de canalisations d’eaux us\u00e9es \u00e0 une salle remplie de politiciens, de journalistes et de citoyens ordinaires. Vous perdriez probablement leur attention en quelques minutes compte tenu du jargon technique que vous devriez utiliser. <\/p>\n\n\n\n

Dans le pire des cas, vous pourriez m\u00eame perdre leur soutien s’ils ne comprennent pas l’importance de votre pr\u00e9sentation.<\/p>\n\n\n\n

La plupart du temps, votre public n’est pas aussi familier avec le sujet que vous. D’autres fois, il ne s’int\u00e9resse qu’\u00e0 une partie sp\u00e9cifique d’un sujet plus vaste. Avec les bonnes aides visuelles, vous pouvez communiquer des informations rapidement et intuitivement, de sorte que toute personne qui regarde la pr\u00e9sentation comprendra ce qui est affich\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Diagrammes<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Exemples: organigrammes, diagrammes d’organisation, diagrammes de Gantt<\/em><\/p>\n\n\n\n

Les diagrammes sont des outils de communication visuelle qui d\u00e9montrent les relations entre les composants. Au lieu de pr\u00e9senter des blocs d’information encombr\u00e9s, ils regroupent les d\u00e9tails pertinents et utilisent des indices visuels tels que des lignes, des fl\u00e8ches, des tableaux ou des bordures et\/ou des couleurs.<\/p>\n\n\n\n

Graphiques<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Exemples: diagrammes circulaires, diagrammes \u00e0 barres, diagrammes lin\u00e9aires.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Les diagrammes saisissent des donn\u00e9es quantitatives et les pr\u00e9sentent de mani\u00e8re reconnaissable. Par exemple, l’ann\u00e9e o\u00f9 les ventes ont \u00e9t\u00e9 les plus importantes est repr\u00e9sent\u00e9e par la barre la plus haute, les groupes d\u00e9mographiques comptant le moins de membres sont repr\u00e9sent\u00e9s par la plus petite part du diagramme circulaire, l’augmentation des b\u00e9n\u00e9fices est repr\u00e9sent\u00e9e par une ligne diagonale ascendante, et ainsi de suite. <\/p>\n\n\n\n

Am\u00e9liorer la m\u00e9morisation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Si vous avez d\u00e9j\u00e0 surlign\u00e9 vos notes ou fait des \u00ab flashcards \u00bb pour \u00e9tudier, vous savez qu’il est important d’\u00e9liminer les informations superflues et de ne garder que l’essentiel. Dans les r\u00e9unions, les participants doivent traiter plusieurs informations en peu de temps. En utilisant des aides visuelles pour ne pr\u00e9senter que les points cl\u00e9s de la discussion, nous pouvons faire en sorte que les participants se souviennent plus facilement des parties importantes. <\/p>\n\n\n\n

Prenons l’exemple d’une r\u00e9union d’une heure sur l’organisation de la f\u00eate de fin d’ann\u00e9e de l’entreprise. Si l’organisateur de la r\u00e9union affichait une seule diapositive ou un tableau blanc virtuel contenant une liste des membres du comit\u00e9 et de leurs t\u00e2ches respectives pendant ces 60 minutes, les membres seraient plus susceptibles de se souvenir de leurs propres missions, voire de celles de leurs coll\u00e8gues, m\u00eame s’ils ne pr\u00eatent gu\u00e8re attention \u00e0 la discussion.<\/p>\n\n\n\n

Voici quelques outils visuels qui peuvent aider les participants \u00e0 mieux se souvenir des points de la r\u00e9union :<\/p>\n\n\n\n

Images<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Compar\u00e9es \u00e0 des blocs de texte, les images sont non seulement plus agr\u00e9ables \u00e0 regarder, mais aussi plus faciles \u00e0 m\u00e9moriser. De nombreuses \u00e9tudes<\/a> r\u00e9alis\u00e9es au fil des d\u00e9cennies ont d\u00e9montr\u00e9 que le cerveau humain d\u00e9chiffre et encode les \u00e9l\u00e9ments visuels plus rapidement, mieux et plus facilement que le texte. Bien entendu, il est important d’utiliser des images pertinentes pour accompagner votre texte, faute de quoi vous risquez de distraire ou d’embrouiller votre public.<\/p>\n\n\n\n

Infographies<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Les infographies sont des pr\u00e9sentations stylis\u00e9es de points cl\u00e9s, qui utilisent des conceptions visuelles autant que des textes. Elles sont id\u00e9ales pour fournir une vue d’ensemble de haut niveau ou des d\u00e9tails courts et compr\u00e9hensibles sur un sujet. Plus important encore, l’utilisation d’\u00e9l\u00e9ments cr\u00e9atifs tels que les couleurs, les illustrations et les images rend les infographies plus agr\u00e9ables \u00e0 regarder qu’un simple texte.<\/p>\n\n\n\n

Attirer l’attention<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Notre capacit\u00e9 d’attention est de plus en plus r\u00e9duite<\/a>; nous sommes moins engag\u00e9s dans les r\u00e9unions. Lorsque nous discutons lors de ces derni\u00e8res, nous n’engageons qu’un seul sens \u00e0 la fois – d’autant plus s’il s’agit parfois de sessions virtuelles avec des cam\u00e9ras \u00e9teintes. Et lorsque nous nous adressons \u00e0 des personnes sp\u00e9cifiques, nous excluons en fait tous les autres de la conversation, m\u00eame s’ils sont toujours pr\u00e9sents.<\/p>\n\n\n\n

Pour \u00e9viter ce ph\u00e9nom\u00e8ne, nous devons faire appel aux autres sens de nos interlocuteurs. Accompagnez les discussions verbales d’indices visuels que le public peut suivre. Par exemple, si vous discutez d’une restructuration organisationnelle avec l’\u00e9quipe, montrez une comparaison entre l’ancienne et la nouvelle structure, en veillant \u00e0 mettre en \u00e9vidence (avec une couleur diff\u00e9rente, un sch\u00e9ma, etc.) le point qui les concerne, c’est-\u00e0-dire la r\u00e9partition de leurs r\u00f4les.<\/p>\n\n\n\n

Outre les supports visuels mentionn\u00e9s ci-dessus, vous pouvez utiliser d’autres outils pour susciter l’int\u00e9r\u00eat de votre public :<\/p>\n\n\n\n

Interactivit\u00e9<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Rien n’entrave plus l’engagement du public qu’une ligne de communication \u00e0 sens unique. En ajoutant des \u00e9l\u00e9ments interactifs aux r\u00e9unions, vous vous assurez que tout le monde a une chance de participer, surtout si la r\u00e9union se d\u00e9roule en ligne. Un outil tel qu’un tableau blanc virtuel<\/a> permet non seulement d’afficher des aides visuelles comme dans une pr\u00e9sentation de r\u00e9union normale (par exemple, des graphiques, des tableaux, etc.), mais aussi de permettre aux participants de contribuer directement \u00e0 la conversation.<\/p>\n\n\n\n

Vid\u00e9os et images anim\u00e9es<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Si l’on veut que la conversation se poursuive, il faut recourir \u00e0 des aides visuelles dynamiques. L’ajout de vid\u00e9os et de GIF anim\u00e9s peut rehausser une pr\u00e9sentation autrement plate et statique. De courtes s\u00e9quences peuvent fournir un contexte et \u00e9viter aux pr\u00e9sentateurs d’avoir \u00e0 tout expliquer eux-m\u00eames. Les animations, quant \u00e0 elles, peuvent rompre la monotonie des blocs de texte et rendre les pr\u00e9sentations un peu plus int\u00e9ressantes.<\/p>\n\n\n\n

Augmenter l’efficacit\u00e9<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Vous vous souvenez de ce que nous avons dit \u00e0 propos des images et de la mani\u00e8re dont le cerveau les traite? Lorsqu’elles sont utilis\u00e9es correctement, les aides visuelles permettent d’\u00e9conomiser du temps, des efforts et des ressources. Elles r\u00e9duisent le besoin d’explications, car les spectateurs peuvent glaner ce dont ils ont besoin en regardant le mat\u00e9riel. Elles permettent aux lecteurs de suivre plus facilement et de rester engag\u00e9s en r\u00e9partissant l’information entre les diff\u00e9rents sens. Ils permettent aux orateurs et aux auditeurs de rester sur la m\u00eame longueur d’onde gr\u00e2ce \u00e0 une r\u00e9f\u00e9rence physique au point de discussion en cours, et structurent globalement la r\u00e9union. <\/p>\n\n\n\n

En bref, les participants peuvent avoir une session productive. Les auditeurs apprennent des informations pertinentes et les pr\u00e9sentateurs couvrent tous les sujets qu’ils doivent aborder. Les r\u00e9unions restent sur la bonne voie et dans les temps, sans d\u00e9vier vers d’autres discussions.  <\/p>\n\n\n\n

Des rep\u00e8res visuels tout au long d’une session peuvent aider \u00e0 faire avancer les choses et \u00e0 \u00e9viter que les sujets ne s’\u00e9ternisent. <\/p>\n\n\n\n

Chronom\u00e8tre<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Quel meilleur moyen de garder le fil du temps que d’avoir un v\u00e9ritable chronom\u00e8tre tout au long de la pr\u00e9sentation? Cette m\u00e9thode est particuli\u00e8rement utile lors de r\u00e9unions prolong\u00e9es ou de sessions avec plusieurs pr\u00e9sentations en une. Toutefois, comme les minuteurs peuvent distraire \u00e0 la fois les pr\u00e9sentateurs et les auditeurs, il est pr\u00e9f\u00e9rable de les placer dans un endroit discret, sur le c\u00f4t\u00e9 de l’\u00e9cran par exemple, ou de ne les afficher qu’\u00e0 certains moments, comme \u00e0 la demi-heure ou \u00e0 la fin de chaque pr\u00e9sentation.<\/p>\n\n\n\n

Agenda<\/em><\/h3>\n\n\n\n

L’ordre du jour permet de structurer les r\u00e9unions et de d\u00e9finir les sujets \u00e0 aborder. Les organisateurs de r\u00e9unions peuvent envoyer l’ordre du jour aux participants avant la r\u00e9union, ou en imprimer des copies physiques et les distribuer pendant la session. Le fait de disposer d’une r\u00e9f\u00e9rence tangible au d\u00e9roulement de la r\u00e9union aidera les pr\u00e9sentateurs et les participants \u00e0 rester sur la bonne voie et \u00e0 minimiser les d\u00e9tours sans rapport avec le sujet.<\/p>\n\n\n\n

Am\u00e9liorer la communication<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L’un des plus grands d\u00e9fis des r\u00e9unions est qu’elles peuvent donner l’impression d’\u00eatre \u00e0 sens unique. \u00c0 d\u00e9faut de voir plusieurs personnes contribuer \u00e0 la conversation, il est plus probable qu’une ou deux personnes prennent la parole, tandis que les autres \u00e9coutent passivement. Bien que les aides visuelles ne remplacent pas un organisateur efficace et un ordre du jour bien structur\u00e9, elles peuvent, \u00e0 tout le moins, rendre les choses int\u00e9ressantes.<\/p>\n\n\n\n

Les aides visuelles peuvent am\u00e9liorer la qualit\u00e9 d’une r\u00e9union en \u00e9voquant les points importants discut\u00e9s, en facilitant le suivi des participants et en leur permettant de se souvenir des sujets cl\u00e9s, voire en \u00e9vitant que la session ne soit trop monotone ou alambiqu\u00e9e. Les participants engag\u00e9s qui \u00e9coutent activement pendant la discussion sont susceptibles d’avoir moins de questions ou de pr\u00e9occupations, ce qui r\u00e9duit les risques de mauvaise communication et minimise la n\u00e9cessit\u00e9 de discussions de suivi – et donc de r\u00e9unions encore plus nombreuses.<\/p>\n\n\n\n

Les supports visuels peuvent contribuer \u00e0 ce que tout le monde reste sur la m\u00eame longueur d’onde, m\u00eame apr\u00e8s la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n

Documents \u00e0 distribuer<\/em><\/h3>\n\n\n\n

Les documents imprim\u00e9s ou num\u00e9riques r\u00e9capitulant les points cl\u00e9s et les rappels de la session sont extr\u00eamement utiles pour les participants, surtout si plusieurs sujets ont \u00e9t\u00e9 abord\u00e9s. Ces documents peuvent aller d’une simple liste de points \u00e0 un compte rendu complet de la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n

Combattre la fatigue des r\u00e9unions<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les supports visuels peuvent am\u00e9liorer consid\u00e9rablement la qualit\u00e9 des r\u00e9unions. Que vous pr\u00e9sentiez une proposition importante au conseil d’administration ou que vous organisiez une r\u00e9union hebdomadaire standard avec votre petite \u00e9quipe, l’utilisation d’aides visuelles appropri\u00e9es pour soutenir vos conversations verbales peut grandement contribuer \u00e0 maintenir l’int\u00e9r\u00eat des participants, \u00e0 les \u00e9couter activement et \u00e0 les faire participer de mani\u00e8re significative \u00e0 la discussion.<\/p>\n\n\n\n

Les aides visuelles am\u00e9liorent les r\u00e9unions de cinq mani\u00e8res diff\u00e9rentes. Simplifier les sujets complexes \u00e0 l’aide de graphiques, de tableaux et de diagrammes. Am\u00e9liorez la m\u00e9morisation des informations gr\u00e2ce \u00e0 des photos et des infographies accrocheuses. Attirez l’attention de votre public avec des vid\u00e9os dynamiques et des tableaux blancs interactifs. Am\u00e9liorez l’efficacit\u00e9 de vos sessions gr\u00e2ce \u00e0 des guides visuels tels qu’un minuteur et un ordre du jour visible.  Vous pouvez \u00e9galement am\u00e9liorer les communications pendant et en dehors de la r\u00e9union gr\u00e2ce \u00e0 des supports tels que des documents \u00e0 distribuer.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tant donn\u00e9 que toutes les r\u00e9unions ne peuvent pas \u00eatre des courriels, un bon organisateur veille \u00e0 ce que ces discussions valorisent le temps, les efforts et la participation des membres de l\u2019\u00e9quipe. L’ajout d’aides visuelles \u00e0 ces sessions est un pas dans la bonne direction pour rendre les r\u00e9unions plus productives, plus efficaces et plus rapides.<\/p>\n\n\n\n

Lire la version anglaise de cet article ici.<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Stimulez l’attention et transmettez efficacement les informations en tenant compte des 5 fa\u00e7ons dont les aides visuelles am\u00e9liorent les r\u00e9unions. Si l’on en croit l’abondance de \u00ab memes \u00bb du type \u00ab ceci aurait pu \u00eatre un courriel \u00bb, la plupart des gens n’aiment […]","protected":false},"author":170,"featured_media":18704,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[9502,9501],"class_list":["post-18648","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-developpement-professionel","tag-astuces","tag-reunions"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/18648","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/170"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=18648"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/18648\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":18718,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/18648\/revisions\/18718"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/18704"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=18648"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=18648"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=18648"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}