{"id":14603,"date":"2024-08-13T07:30:00","date_gmt":"2024-08-13T11:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/?p=14603"},"modified":"2024-08-26T17:17:59","modified_gmt":"2024-08-26T21:17:59","slug":"comment-rendre-vos-reunions-efficaces","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jobillico.com\/blog\/comment-rendre-vos-reunions-efficaces\/","title":{"rendered":"Comment rendre vos r\u00e9unions efficaces?"},"content":{"rendered":"\n<p>Ah les meetings, rencontres d\u2019\u00e9quipes, rencontres de d\u00e9marrage, arrimage, coordination, consultation, validation, cr\u00e9ation, v\u00e9rification et autre lexique corporatif que l\u2019on se cr\u00e9e souvent pour avoir l\u2019impression d\u2019\u00eatre bien organis\u00e9s au travail. On en arrive \u00e0 \u00eatre atteints de r\u00e9unionite aigu\u00eb.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans un contexte de t\u00e9l\u00e9travail g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9, les r\u00e9unions sur Zoom et autres plateformes de visioconf\u00e9rence peuvent provoquer de la fatigue et un <a href=\"\/blog\/epuisement-professionnel-burn-out\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00e9puisement professionnel<\/a>. Deux syndromes qui augmentent \u00e0 une vitesse fulgurante depuis le d\u00e9but de la pand\u00e9mie.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dans cet article nous dresserons un bilan des m\u00e9faits des r\u00e9unions \u00e0 outrance et nous explorerons des solutions pour rendre les r\u00e9unions plus efficaces et moins \u00e9puisantes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-la-plupart-des-r-unions-ne-servent-quasiment-rien\">La plupart des r\u00e9unions ne servent (quasiment) \u00e0 rien<\/h2>\n\n\n\n<p>Saviez-vous que plus de la moiti\u00e9 des r\u00e9unions en milieu de travail sont consid\u00e9r\u00e9es comme inutiles et \u201cperte de temps\u201d? C\u2019est le r\u00e9sultat <a href=\"https:\/\/www.lesaffaires.com\/dossier\/maudite-job\/trop-de-reunions\/627774\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">d\u2019une enqu\u00eate mondiale<\/a> men\u00e9e par une firme britannique sp\u00e9cialis\u00e9e en sondages et en analyses. Aussi, les employ\u00e9s passent plus de huit heures par semaine en r\u00e9union. Donc au moins une journ\u00e9e par semaine.<\/p>\n\n\n\n<p>Ce qui fait que techniquement, si on soustrait huit heures inutiles et non productives par semaine, nous serions capables d\u2019avoir une semaine de travail de quatre jours. Nous y reviendrons plus tard.<\/p>\n\n\n\n<p>Replongez dans votre m\u00e9moire : combien de fois vous ou des membres de votre \u00e9quipe avez pris une d\u00e9cision importante au cours d\u2019une r\u00e9union? Vous avez du mal \u00e0 vous souvenir de la derni\u00e8re fois? C\u2019est normal. Sachez que <a href=\"https:\/\/www.welcometothejungle.com\/fr\/articles\/chiffres-chocs-reunion\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">3 r\u00e9unions sur 4<\/a> n\u2019aboutissent \u00e0 aucune prise de d\u00e9cision.<\/p>\n\n\n\n<p>De l\u00e0 est n\u00e9 le terme de r\u00e9unionite, qui est la tendance \u00e0 organiser des r\u00e9unions de travail inutiles et sans r\u00e9elles prises de d\u00e9cisions. La r\u00e9unionite d\u00e9coule de la frustration des employ\u00e9s face \u00e0 un flot de rencontres qui ont quatre d\u00e9fauts majeurs :&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Le nombre de participants \u00e9lev\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Des dur\u00e9es trop longues<\/li>\n\n\n\n<li>Absence d\u2019objectifs&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Manque de prise de d\u00e9cision<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>M\u00eame si la mesure de l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une r\u00e9union est une notion subjective, nombreux sont les travaux qui mettent en \u00e9vidence le manque d\u2019efficacit\u00e9 des r\u00e9unions \u00e0 r\u00e9p\u00e9titions. Toutefois, des solutions existent pour y rem\u00e9dier.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-les-solutions-pour-rendre-les-r-unions-plus-efficaces-et-plus-attractives\">Les solutions pour rendre les r\u00e9unions plus efficaces (et plus attractives)<\/h2>\n\n\n\n<p>Souvent vous et vos coll\u00e8gues assistez un peu \u00e0 contrec\u0153ur aux r\u00e9unions que vous jugez souvent inutiles. Soit par manque de motivation, soit parce que vous estimez que le sujet abord\u00e9 ne vous concerne pas, ou alors que vous ne comprenez pas l\u2019objectif de la rencontre.<\/p>\n\n\n\n<p>Si au sein de votre entreprise vous constatez que les r\u00e9unions vous font perdre du temps plus qu\u2019elles vous en font gagner, il est temps de se poser les bonnes questions?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Est-ce que j\u2019invite les bonnes personnes \u00e0 la r\u00e9union?<\/li>\n\n\n\n<li>Est-ce que ma rencontre va durer trop longtemps?<\/li>\n\n\n\n<li>Y a-t- il un sujet pr\u00e9cis pour lequel j\u2019invite mes coll\u00e8gues?<\/li>\n\n\n\n<li>Pourquoi ne pas \u00e9crire aux personnes concern\u00e9es?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Voici donc quelques actions qui peuvent vous \u00e9viter des r\u00e9unions inutiles et rendre celles jug\u00e9es essentielles plus int\u00e9ressantes et plus efficaces :&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-choisir-le-bon-type-de-r-union\">Choisir le bon type de r\u00e9union<\/h3>\n\n\n\n<p>Essayez de savoir combien de coll\u00e8gues vous devez inviter lors de votre r\u00e9union. Est-ce qu\u2019il faut une rencontre \u00e9largie? Ou la situation permet-elle de rencontrer les coll\u00e8gues concern\u00e9s un \u00e0 un?<\/p>\n\n\n\n<p>Il n\u2019y a pas pire sentiment que de se sentir inutile ou de trop lors de la tenue d\u2019une r\u00e9union. Si votre coll\u00e8gue ne voit pas l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019assister \u00e0 la rencontre et qu\u2019il n\u2019a aucun r\u00f4le \u00e0 jouer dans la raison pour laquelle vous le convoquez, ne comptez pas sur lui pour \u00eatre motiv\u00e9.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-favoriser-le-bon-type-de-communication\">Favoriser le bon type de communication<\/h3>\n\n\n\n<p>Pensez \u00e0 l\u2019objet de votre r\u00e9union. \u00cates-vous en mesure de pr\u00e9senter la chose par \u00e9crit \u00e0 vos coll\u00e8gues? Alors votre r\u00e9union est peut-\u00eatre inutile. Chacun des membres de votre \u00e9quipe prendra le temps de lire votre courriel explicatif et viendra vous voir si un point n\u2019est pas clair. Ce serait donc inutile de mobiliser toute l\u2019\u00e9quipe pendant une demi-heure ou une heure.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-comment-organiser-une-r-union-efficace\">Comment organiser une r\u00e9union efficace?<\/h2>\n\n\n\n<p>Vous \u00eates convaincu que votre r\u00e9union est n\u00e9cessaire pour votre \u00e9quipe. Vous devez donc les inviter \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir, \u00e0 discuter ou \u00e0 d\u00e9battre d\u2019un projet. Voici quelques conseils pour rendre le moment de rencontre fructueux et efficace.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-planifiez-la-r-union-et-communiquez-l-objet-de-votre-rencontre\">Planifiez la r\u00e9union et communiquez l\u2019objet de votre rencontre<\/h3>\n\n\n\n<p>Quand on invite les coll\u00e8gues, on leur demande de laisser tout ce qu\u2019ils ont en suspens au travail. Vous devez donc \u00eatre clair quant \u00e0 l\u2019objet de l\u2019invitation. Pourquoi sommes-nous l\u00e0? C\u2019est la premi\u00e8re question que se posent les coll\u00e8gues. \u00c0 vous d\u2019y r\u00e9pondre avant leur arriv\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Si vous invitez vos coll\u00e8gues par courriel, mentionnez donc l\u2019objet clairement et dites combien de temps votre rencontre va durer. Une demi-heure, une heure et demie? La nuance est importante et permet \u00e0 tout le monde d\u2019organiser sa journ\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>D\u00e9pendamment du temps de votre r\u00e9union, faites un plan du d\u00e9roulement de la rencontre. Par quoi commencer? Comment amener le sujet? Comment trouver un ordre du jour? Pensez \u00e0 tous ces points avant de d\u00e9buter votre rencontre.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-d-finissez-un-objectif-clair\">D\u00e9finissez un objectif clair<\/h3>\n\n\n\n<p>Qu\u2019est-ce qui doit se passer quand on finit la r\u00e9union? D\u00e9cider de quelque chose? Organiser un \u00e9v\u00e9nement? Se pencher sur un probl\u00e8me?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Les participants aiment savoir \u00e0 quoi s\u2019attendre. Communiquer l\u2019objectif d\u2019une r\u00e9union leur permet de se l\u2019approprier, en plus de se sentir concern\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ma-trisez-le-temps-de-parole-de-chacun\">Ma\u00eetrisez le temps de parole de chacun<\/h3>\n\n\n\n<p>N\u2019envisagez pas un monologue. Vous perdrez tout le monde au bout d\u2019un maximum de dix minutes. Partagez le temps de parole avec vos coll\u00e8gues. Prenez le temps d\u2019\u00e9couter les id\u00e9es de tous.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Id\u00e9alement, vous pourriez \u00e9viter le num\u00e9rique pendant vos r\u00e9unions. Un cahier de notes et un crayon, \u00e7a fonctionne encore et \u00e7a garantit plus d\u2019attention des participants.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-finissez-avec-des-d-cisions\">Finissez avec des d\u00e9cisions<\/h3>\n\n\n\n<p>Une r\u00e9union sans d\u00e9cision ou plan d\u2019action final, \u00e7a a un go\u00fbt d\u2019inachev\u00e9 et \u00e7a donne clairement l\u2019impression (juste) que les r\u00e9unions ne servent pas \u00e0 grand-chose.<\/p>\n\n\n\n<p>D\u00e9cidez, agissez et conseillez si vous \u00eates en droit de le faire. L\u2019objectif d\u2019organiser une r\u00e9union est de r\u00e9soudre un probl\u00e8me ou d\u2019avoir un plan d\u2019action pour y arriver.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><br>Si vous \u00eates en mesure d\u2019\u00e9tablir un \u00e9ch\u00e9ancier avec le reste de l\u2019\u00e9quipe, ce serait l\u2019id\u00e9al. Ainsi, votre r\u00e9union aura vraiment servi \u00e0 avoir un plan d\u2019action clair et lisible pour tous.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pour-finir\">Pour finir\u2026<\/h2>\n\n\n\n<p>Les r\u00e9unions et autres rencontres de travail demeurent importantes pour la prise de d\u00e9cision au sein d\u2019une \u00e9quipe. Si vous occupez un poste en t\u00e9l\u00e9travail ou en mode hybride, il faut doublement \u00e9valuer leur pertinence afin de ne pas tomber dans l\u2019exc\u00e8s et causer l\u2019\u00e9puisement des troupes.<\/p>\n\n\n\n<p>Pensez \u00e0 toujours fixer des objectifs clairs et des lignes directrices dans le cadre de vos r\u00e9unions, elles seront ainsi plus attractives et plus constructives.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Ah les meetings, rencontres d\u2019\u00e9quipes, rencontres de d\u00e9marrage, arrimage, coordination, consultation, validation, cr\u00e9ation, v\u00e9rification et autre lexique corporatif que l\u2019on se cr\u00e9e souvent pour avoir l\u2019impression d\u2019\u00eatre bien organis\u00e9s au travail. On en arrive \u00e0 \u00eatre atteints de r\u00e9unionite aigu\u00eb. 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