Un an apr\u00e8s le d\u00e9but de la pand\u00e9mie, vous utilisez plus que jamais des logiciels d\u2019appels vid\u00e9o comme Zoom. On est au stade o\u00f9 tout le monde sait s\u2019en servir, mais est-ce que tout le monde sait en tirer profit et ressortir avec quelque chose de fructueux afin de r\u00e9ussir sa r\u00e9union Zoom?<\/p>\n\n\n\n
Il est temps que les cadres et les chefs d’\u00e9quipe cessent de se demander comment organiser une r\u00e9union Zoom parfaite et commencent \u00e0 planifier leur prochain appel vid\u00e9o r\u00e9ussi.<\/p>\n\n\n\n
Heureusement, il existe des choses simples \u00e0 faire et \u00e0 ne pas faire pour planifier la r\u00e9union Zoom parfaite. En les suivant, vous obtiendrez des r\u00e9unions virtuelles qui transmettent efficacement l’information, valorisent l’opinion des employ\u00e9s et ne font pas perdre de temps. Autrement, vous tomberez dans ce qu\u2019on appelle la fatigue Zoom<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Une journ\u00e9e de travail organis\u00e9e cr\u00e9e un environnement de travail efficace, permettant aux gens de planifier leur temps et d’accomplir leurs t\u00e2ches de mani\u00e8re ordonn\u00e9e. La direction doit toujours s’efforcer de pr\u00e9venir \u00e0 l’avance d’une r\u00e9union, car cela entra\u00eene le moins d’interf\u00e9rences possible dans la journ\u00e9e de travail.<\/p>\n\n\n\n Lorsque vous planifiez une r\u00e9union Zoom, essayez de choisir un moment qui ne perturbera pas le d\u00e9roulement de la journ\u00e9e de travail. Une \u00e9tude a montr\u00e9 que le mardi \u00e0 10h<\/a> \u00e9tait le moment optimal de la semaine pour tenir une r\u00e9union. Cela \u00e9tant dit, il est toujours utile de solliciter l’avis des employ\u00e9s sur le meilleur moment pour une r\u00e9union virtuelle ou Zoom. Un sondage rapide peut aider les employ\u00e9s \u00e0 se sentir impliqu\u00e9s et \u00e0 avoir leur mot \u00e0 dire au sein de l’organisation.<\/p>\n\n\n\n Une enqu\u00eate r\u00e9alis\u00e9e en 2019 a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 que l’employ\u00e9 de bureau moyen recevait en moyenne 88 courriels par jour<\/a>, ce qui repr\u00e9sente une quantit\u00e9 d’informations assez importante \u00e0 suivre.<\/p>\n\n\n\n Les courriels se perdent, sont supprim\u00e9s accidentellement ou tout simplement \u00e9gar\u00e9s, et la r\u00e9ception d’un si grand nombre de messages a \u00e9t\u00e9 cit\u00e9e comme un facteur contribuant \u00e0 la perte de productivit\u00e9. Les organisateurs de r\u00e9unions virtuelles devraient quand m\u00eame faire en sorte que les employ\u00e9s puissent trouver facilement le lien vers les r\u00e9unions virtuelles.<\/p>\n\n\n\n Envoyez-le avec l\u2019invitation originale et le calendrier de la r\u00e9union, puis envoyez-le \u00e0 nouveau le jour m\u00eame. S’il existe un canal de discussion du groupe de travail, il est tout aussi efficace d’y d\u00e9poser le lien le matin m\u00eame. Cela permettra \u00e0 chacun d’arriver virtuellement \u00e0 l’heure, \u00e9vitant ainsi des retards inutiles.<\/p>\n\n\n\n Les grandes r\u00e9unions ne sont pas efficaces, et de nombreuses \u00e9tudes le confirment. Lorsqu’il s’agit de r\u00e9unions g\u00e9antes de type h\u00f4tel de ville avec des dizaines, voire des centaines d’employ\u00e9s, il est presque impossible de maintenir l’engagement de chacun et il est beaucoup plus facile pour l’esprit des gens de s’\u00e9garer et de se perdre. Amazon \u00e9tait c\u00e9l\u00e8bre pour la \u00ab\u00a0r\u00e8gle des deux pizzas<\/a>\u00ab\u00a0, selon laquelle aucune r\u00e9union ne doit r\u00e9unir plus de personnes qu’on ne peut en nourrir avec deux pizzas. Si cette r\u00e8gle est une bonne r\u00e9f\u00e9rence pour les r\u00e9unions en personne, elle est plus difficile \u00e0 reproduire dans le cadre virtuel.<\/p>\n\n\n\n Lors de l’organisation de la prochaine r\u00e9union de Zoom, suivez plut\u00f4t la \u00ab\u00a0r\u00e8gle de Brady Bunch\u00a0\u00bb : limitez le nombre de personnes pr\u00e9sentes \u00e0 celui qui appara\u00eet dans le g\u00e9n\u00e9rique de la sitcom classique des boomers, o\u00f9 une famille de huit personnes et une femme de m\u00e9nage ne re\u00e7oivent qu’un seul salaire. Cela permet \u00e0 toutes les personnes pr\u00e9sentes dans la r\u00e9union d’appara\u00eetre sur la grille Zoom, ou sur celle de votre programme d’appel vid\u00e9o pr\u00e9f\u00e9r\u00e9, sans avoir \u00e0 faire constamment des allers-retours. M\u00eame si ce nombre limit\u00e9 signifie que les chefs d’entreprise devront diviser les employ\u00e9s en groupes et organiser plusieurs r\u00e9unions, l’efficacit\u00e9 et le niveau de participation accrus compenseront le temps suppl\u00e9mentaire requis.<\/p>\n\n\n\n L’une des principales raisons de l’existence m\u00eame des r\u00e9unions est de fournir des informations importantes aux employ\u00e9s. Au lieu de leur permettre de ne voir ces documents que pendant les r\u00e9unions, vous pouvez envoyer les documents importants avant la r\u00e9union. Les gens lisent et dig\u00e8rent les informations \u00e0 des vitesses diff\u00e9rentes, et il n’y a rien de mal \u00e0 cela. En ayant acc\u00e8s aux documents avant les r\u00e9unions, chaque employ\u00e9 peut prendre le temps n\u00e9cessaire pour les examiner correctement, comprendre les bases et r\u00e9fl\u00e9chir aux questions et pr\u00e9occupations.<\/p>\n\n\n\n Cela peut \u00e9galement r\u00e9duire le temps pass\u00e9 \u00e0 partager des \u00e9crans pendant une r\u00e9union, qui devient alors une source de probl\u00e8mes techniques et autres. Il suffit d’inclure les PowerPoint, les bulletins d’information et les fiches d’information dans le m\u00eame courriel que celui qui programme la r\u00e9union, et les employ\u00e9s seront libres de les consulter \u00e0 leur propre rythme.<\/p>\n\n\n\n Il est toujours bon d’avoir un plan de rencontre. Cela ne signifie pas que chaque seconde doit \u00eatre minutieusement planifi\u00e9e, mais la cr\u00e9ation d’une structure pour la r\u00e9union virtuelle a ses avantages. Elle permet aux responsables de la r\u00e9union de s’assurer que toutes les questions importantes seront abord\u00e9es et qu’elles feront l’objet d’une discussion appropri\u00e9e. Si l’on craint que la r\u00e9union virtuelle ne dure trop longtemps, le fait de disposer d’un plan permet d’\u00e9valuer plus facilement la dur\u00e9e de certains \u00e9l\u00e9ments et de s’assurer qu’il n’y a pas trop de choses \u00e0 empiler dans un laps de temps limit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Le fait de disposer d’une feuille de route pour la r\u00e9union peut \u00e9galement aider les dirigeants \u00e0 se sentir plus \u00e0 l’aise. La prise de parole en public est l’une des craintes les plus souvent cit\u00e9es, mais le fait de planifier chaque sujet donne aux orateurs la possibilit\u00e9 d’organiser leurs remarques et m\u00eame de pratiquer ce qu’ils veulent dire, au lieu d’essayer de guider la r\u00e9union de la bonne mani\u00e8re sur place.<\/p>\n\n\n\n Chaque r\u00e9union par appel vid\u00e9o ou zoom doit pr\u00e9voir du temps pour la discussion, les r\u00e9actions et les questions des employ\u00e9s. Le travail \u00e0 distance \u00e9tant toujours la norme pour de nombreuses entreprises, il est plus important que jamais que chaque employ\u00e9 se sente entendu et vu. Travailler seul pendant de longues p\u00e9riodes peut accro\u00eetre le sentiment d’isolement et peut m\u00eame susciter du ressentiment s’ils se sentent ignor\u00e9s, ce qui conduit \u00e0 l’\u00e9puisement professionnel <\/a>des employ\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n Les donn\u00e9es sur le recrutement montrent que les gens veulent travailler pour des entreprises o\u00f9 ils sont encourag\u00e9s \u00e0 faire entendre leur voix, 90% des employ\u00e9s <\/a>d\u00e9clarant qu’ils sont plus susceptibles de s’engager dans une entreprise qui tient compte des commentaires des travailleurs. Une \u00e9quipe diversifi\u00e9e d’employ\u00e9s examinera les informations de leur propre point de vue, en y apportant un \u00e9clairage diff\u00e9rent gr\u00e2ce \u00e0 la discussion et au retour d’information.<\/p>\n\n\n\n Cela permettra d’envisager de nouvelles approches et de mettre en \u00e9vidence des facteurs importants. Ce type de discussion respectueuse et r\u00e9fl\u00e9chie entre les \u00e9quipes de travail devrait toujours \u00eatre encourag\u00e9, et les r\u00e9unions vid\u00e9o continuent d’\u00eatre un moment optimal pour le faire.<\/p>\n\n\n\n En suivant ces lignes directrices simples et directes, il sera possible d’avoir une r\u00e9union ou un appel vid\u00e9o avec des coll\u00e8gues de travail et des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\nQue faire pour une r\u00e9union Zoom r\u00e9ussie?<\/h2>\n\n\n\n
Pr\u00e9voyez le d\u00e9roulement de la r\u00e9union<\/h2>\n\n\n\n
Envoyez le lien deux fois<\/h2>\n\n\n\n
Suivez la \u00ab\u00a0r\u00e8gle de Brady Bunch\u201d<\/h2>\n\n\n\n
Envoyer des documents \u00e0 l’avance<\/h2>\n\n\n\n
Avoir un plan de rencontre<\/h2>\n\n\n\n
Laisser du temps pour la discussion <\/h2>\n\n\n\n