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Industrie: Recrutement/ Agence de placement et services-conseils RH
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Adjoint administratif (adjoint au suivi des opérations)

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Détails de l'offre

 
Lieu de travail : Québec, QC
Nombre de poste(s) à combler : 1
Date d'entrée en fonction : Dès que possible
Statut de l'emploi : Permanent
Horaire de travail : Temps plein
Quart de travail : Jour
Heures par semaine : 37.5

Description

Sous la supervision du directeur général, le titulaire du poste est responsable de coordonner les opérations reliées aux besoins en soutien administratif caractérisés par la cueillette et pas l’analyse d’informations variées.

Le poste comporte des responsabilités reliées principalement aux tâches  administratives de la correspondance avec les compagnies d’assurances et de placements, à la préparation et au suivi des dossiers de placement, à la vérification des actifs sous gestion et la vérification des transactions, ce poste comporte également des tâches de communication avec la clientèle pour obtenir de l’information et compléter les documents et transactions, au classement de dossiers et au transfert sur logiciels informatiques.

Description des responsabilités :

Administration :

  • Prépare les photocopies, assure la correspondance par téléphone et par écrit, répond aux demandes des clients;
  • Vérifie les actifs sous gestion au trimestre;
  • Prépare les factures;
  • S’assure de l’inventaire du  matériel de bureau.

Placements :

  • Complète les formulaires de placement des différentes compagnies;
  • Met à jour les fichiers prix et les fichiers transactions, vérifie les transactions;
  • Effectue le suivi des dossiers de placements T-2033
  • Sort  les dates d’échéances des placements fixes;
  • Fait parvenir les sommaires des placements aux clients.

Assurances :

  • Complète les propositions;
  • Communique avec les clients pour obtenir les informations ;
  • Effectue le suivi des dossiers auprès des compagnies d’assurances, sort les cotations d’assurances, commande les exigences médicales;
  • Entre les données des nouveaux contrats dans PRUNE;

Planification financière :

  • Prépare les nouveaux dossiers et le portfolio du client, entre les informations concernant les clients dans la base de données;
  • Prépare les différents logiciels à partir des données du client (FINPACK, SYNCHRO, PAL TRAK PRUNE);
  • Exécute toutes  autres tâches connexes.

Exigences

Niveau d'études : Collégial
Diplôme : DEC
Statut: Terminé
Années d'expériences : 0-2 années
Français écrit : Avancé
Français parlé: Avancé

Compétences recherchées

Qualifications requises :

  • AEC ou DEC en technique administrative, option finance;
  • 2 ans d’expérience dans des fonctions similaires
  • Maîtrise de la suite Office;
  • Excellent français parlé et écrit;

Aptitudes requises :

  • Autonomie et capacité à prendre des décisions;
  • Capacité à synthétiser de l’information;
  • Gestion des priorités
  • Esprit d’équipe.  

 

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