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Adjoint(e) à la direction et responsable de la gestion documentaire

Moreau

160, boul. Industriel, Rouyn-Noranda,QC

Salary To be discussed
Full time
Permanent job
Day shift work
Published on April 9th, 2024
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Benefits

Commitment to work-life balance

Employee assistance program

Employee referral bonus

Flexible hours

Insurance

Social activities organized by the company

Summer schedule

Description

Deviens adjoint(e) à la direction !
En plus de bénéficier d’avantages sociaux intéressants et d’activités au travail, tu participeras au développement d'une entreprise qui fait partie des plus importantes firmes de construction au pays.

SOMMAIRE DU POSTE
La personne titulaire de ce poste effectuera des tâches administratives pour les différents départements de l’entreprise, garantissant ainsi le professionnalisme et la rigueur requis pour la transmission des documents d’estimations et de projets. Elle aura également la responsabilité de maintenir à jour les calendriers et les registres pour le bon fonctionnement des départements. Elle assure la planification et le suivi rigoureux des livrables.

AVANTAGES : Horaire flexibles / Assurances collectives incluant le dentaire / PAE / REER collectif / Activités sociales.

Sous la responsabilité du directeur du bureau de projets et de soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

Établir et maintenir les standards des documents (lettre de proposition, présentations corporatives, documents promotionnels, etc.);
Assurer la gestion documentaire des appels d’offres;
Coordonner avec les différentes équipes la collecte et la consolidation des documents nécessaires à chaque soumission et projet;
Gérer les demandes de documents provenant des parties internes et externes, en assurant des réponses précises et en temps opportun;
Collaborer à l’application des normes et des standards internes et externes;
Effectuer des contrôles qualité réguliers pour garantir l’exactitude et l’intégrité des documents;
Mettre à jour le registre de soumission;
Réviser, corriger et assurer une belle mise en page pour tous les documents sortants;
Remplir des documents administratifs et rédiger des lettres;
Créer les organigrammes et les tenir à jour;
Participer à l’amélioration continue des processus et proposer des solutions innovantes.

Requested skills

Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou comptabilité;
Être rigoureux, minutieux et avoir un bon sens de l’organisation;
Bonne capacité à travailler en équipe;
Maîtrise de la suite Microsoft Office et des autres outils informatiques nécessaires à la réalisation des tâches;
Avoir une excellente maîtrise du français écrit;
Forte compétence en communication écrite et verbale;
Être bilingue;
Expérience préalable dans un rôle similaire, de préférence dans le domaine des soumissions ou la gestion documentaire.

Requirements

Level of education

Professional

Diploma

DEP

Completed

Work experience (years)

undetermined

Written languages

Fr : Advanced

En : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

En : Advanced

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